6 avainta sähköpostikaaoksen kesyttämiseksi

sähköpostihallinnan koulutus
 

Mitä tehoton sähköpostin käyttö maksaa?

Tutkimuksen mukaan ihmiset viettävät 2-2,5 tuntia työpäivästä sähköpostin parissa, eli jokainen työntekijä käyttää 30% työajastaan sähköpostiin. Tämä on hurja määrä työaikaa pois itse työnteolta. Selkeillä menetelmillä sähköpostiin käytettävä aika voidaan puolittaa.

Lasketaan kustannukset sille, että työntekijöillä menee yksi tunti päivässä hukkaan tehottoman sähköpostin käytön vuoksi. Tässä esimerkissä tarkastellaan 25 ihmisen yksikköä, käytetään suomalaisten keskimääräistä tuntipalkkaa 19 euroa/h ja muutetaan sitten tulos kuukausikustannukseksi.

25 x 19 x 21,5 = 10 200 euroa/kk

Eli vuositasolla kyseinen yksikkö maksaa tehottomasta sähköpostin käytöstä 122 000 euroa. Ja jos yrityksessä on sata ihmistä töissä, voi tuon luvun nelinkertaistaa.
 

Koulutuksen rakenne on seuraava

1. Siivoa inbox

Viestejä pullollaan oleva inbox aiheuttaa stressiä ja ahdistusta, ja tehtäviä jää tekemättä. Aloitetaan sähköpostin hallinta siivoamalla ensin inbox, eli opitaan siivoamaan inbox pysyvästi, nopeasti ja pienellä vaivalla.

2. Rakenna pato

Ihmiset lähes musertuvat jatkuvan viestitulvan alla. Usein kuitenkin unohdetaan, että on paljon asioita joita voit itse tehdä vähentääksesi saapuvien viestien määrää. Opitaan rakentamaan patoa, jolloin tulevien viestien määrä vähenee.

3. Sähköpostietiketti

Sähköpostiviestien laatu vaihtelee valtavasti, mikä johtaa siihen, että tärkeitä viestejä ymmärretään väärin tai niitä ei edes avata. Tätä ongelmaa korjaamaan olen kehittänyt Sähköpostietiketin. Opitaan kirjoittamaan sellaisia viestejä, jotka avataan, ja joihin myös vastataan.

4. Taltuta sähköpostiuteliaisuus

Ihmiset keskeyttävät työtään useita kertoja tunnissa käydäkseen katsomassa, mitä viestejä inboxiin on tullut. Eli keskeytetään työntekoa vähän väliä. Opitaan taltuttamaan sähköpostiuteliaisuus ja vaalimaan tärkeää keskittymisen tilaa, jossa työnteko on tehokkainta ja työn laatu parasta.

5. Arkistoi järkevästi

Käyttämällä arkistointia järkevästi voidaan vapauttaa muistikapasiteettia parempaan käyttöön ja saadaan mielenrauhaa. Opitaan arkistoimaan viestejä niin, että kaikki tärkeät viestit löytyvät helposti ja vaivattomasti.

6. Sähköpostirutiini

Jos työntekijöillä ei ole rutiinia, montako kertaa päivässä, mihin aikaan päivästä ja millä tavalla sähköpostit käydään läpi, vie sähköposti valtavasti aikaa ja aiheuttaa suuren määrän keskeytyksiä. Opitaan tehokas sähköpostirutiini, jonka avulla sähköpostit käydään nopeasti ja tehokkaasti läpi.


Koulutuksessa parasta oli käytännönläheiset opit, joita sekä itse että kollegat ovat heti ottaneet käyttöön.
— Laura Sundell
Parasta koulutuksessa oli kouluttajan rohkeus esittää reippaita näkemyksiä sähköpostin vaikutuksesta työelämässä.
— Seija Kalso

Koulutuksen hinta

Koulutus kestää 1,5-2h riippuen osallistujien aktiivisuudesta. Toivon aktiivisuutta, että voidaan puhua juuri niistä ongelmista, jotka ovat kuulijoille aktiivisia. Osallistujamäärä/koulutus on max 40.

Koulutuksen hinta on 1 590  + alv.
 

Avainnippu osallistujille ja kirja

Avainnippu, SP - 3D.png

Jokainen osallistuja saa koulutuksesta Avainnipun eli 6 sivua sisältävän tiedoston, jossa kerrataan jokaisen ongelman ratkaisu.

Näin osallistujien ei tarvitse muistaa ulkoa, mistä on puhuttu pari tuntia. Ja he pääsevät välittömästi omalla työpisteellään soveltamaan koulutuksessa oppimiaan menetelmiä.


Lisäksi saatte kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, johon koulutus perustuu.

 

Ota yhteyttä

  • Jätä viesti alle
  • Tai kirjoita viesti osoitteeseen minna@verkkokatu.fi
  • Tai soita numeroon +358 50 352 7429
 


Palautetta koulutuksen käyneiltä

  • "Todella hyvä koulutus, laittoi ajattelemaan sähköpostia aivan eri lailla kuin ennen"
  • "Konkreettinen, vaikutti toimintatapaan"
  • "Kouluttaja oli erinomainen"
  • "Koulutuksen parasta antia oli selkeät toimintamallit sähköpostin hallitsemiseksi"
  • "Hyvä, että kalvoissa oli avainsanoja ja saatiin materiaalia myös omaan käyttöön"
  • "Selkeä kokonaisuus, oli hyvällä tavalla panostettu esitykseen"
  • "Saimme selkeät toimintamallit sähköpostin hallitsemiseksi"
  • "Selkeä esitys, johdonmukainen, käytännönläheinen"
  • "Konkreettiset esimerkit tehokkaasta sähköpostin kansiorakenteesta"
  • "Hyvät käytännöt, todella toimivia"
Koulutus löytyy myös koulutus.fi-sivulta, jossa se on saanut arvosanan 5 tähteä.
 
 

Koulutuksen tilanneita asiakkaita mm.

 

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

Helsingin seudun liikenne  

Helsingin seudun liikenne

 

Tammelan kunta

Tammelan kunta

Ilmailu- ja puolustusteollisuuskonserni Patria  

Ilmailu- ja puolustusteollisuuskonserni Patria

 

Arkkitehdit Soini & Horto

Arkkitehdit Soini & Horto

Elintarvike,- vesi- ja ympäristölaboratorio MetropoliLab

Elintarvike,- vesi- ja ympäristölaboratorio MetropoliLab


Verkkokatu

Voit myös tilata koulutuspäivän, jossa pidetään:

Sähköpostihallinnan koulutus aamupäivällä ja
Ajanhallinnan koulutus iltapäivällä

Kysy lisää!