Sähköpostin hallinta - Minna Koivisto

Uuvutko sähköpostiin?

30% työajasta kuluu sähköpostin parissa!

Tutkimusten mukaan ihmiset käyttävät yli 2h työpäivästä sähköpostiin, eli 30% työajasta kuluu sähköpostin parissa. Kaikki tuo aika on pois itse työnteosta. Ihmiset myös keskeyttävät työnsä kymmeniä kertoja päivässä käydäkseen inboxilla.

Haluatko oppia käyttämään sähköpostia niin, että se vie enää vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua?

Mm. Helsingin Sanomat on julkaissut artikkeleita Koiviston kehittämistä sähköpostihallinnan menetelmistä. Pääset lukemaan ne täältä.


Mitä tehoton sähköpostin käyttö maksaa?

Sähköpostiin käytetyn ajan voi puolitta, kun tietää miten sen tekee. Lasketaan kustannukset sille, että työntekijöillä menee yksi tunti päivässä hukkaan tehottoman sähköpostin käytön vuoksi. Tässä esimerkissä tarkastellaan 25 ihmisen yksikköä, käytetään suomalaisten keskimääräistä tuntipalkkaa 19 euroa/h ja muutetaan sitten tulos kuukausikustannukseksi.

25 x 19 x 21,5 = 10 200 euroa/kk

Eli vuositasolla kyseinen yksikkö maksaa tehottomasta sähköpostin käytöstä 122 000 euroa. Ja kaiken tuon hukkaan menneen ajan voisi käyttää työntekoon, ilman sähköpostin aiheuttamaa stressiä, ahdistusta ja keskeytyksiä.

Henkilöstömme osallistui Minnan sähköpostinhallinnan koulutukseen ja kaikki olimme erittäin tyytyväisiä.
Sähköpostikäyttäytymisemme on koulutuksen jälkeen muuttunut hyvin erilaiseksi. Käytämme aikaa siihen nyt paljon vähemmän ja todella paljon tehokkaammin. Ja opimme samalla, miten voimme olla aiheuttamatta lisää sähköposti-päänvaivaa muille :)
— Maiju Leisti, Ravintoloitsija, Prandia


Koulutuksen rakenne on seuraava

  1. Siivoa inbox: Aloitetaan sähköpostin hallinta siivoamalla inbox vanhoista viesteistä.
  2. Rakenna pato: Ihmiset lähes musertuvat jatkuvan viestitulvan alla. Opetellaan rakentamaan pato, jolloin tulevien viestien määrä vähenee.
  3. Sähköpostietiketti: Epäselvät ja rönsyilevät viestit johtavat siihen, että tärkeitä viestejä ymmärretään väärin tai niitä ei edes avata. Sähköpostietiketti opettaa kirjoittamaan sellaisia viestejä, jotka avataan ja joihin myös vastataan.
  4. Taltuta sähköpostiuteliaisuus: Ihmiset keskeyttävät työtään useita kertoja tunnissa käydäkseen inboxilla. Opetellaan taltuttamaan tuota uteliaisuutta, ja vaalimaan tärkeää keskittymisen tilaa, jossa työnteko on tehokasta ja laatu parasta.
  5. Arkistoi järkevästi: Käyttämällä arkistointia järkevästi vapautuu muistikapasiteettia ja saadaan mielenrauhaa. Opetellaan arkistoimaan tärkeät viestit niin, että ne löytyvät helposti.
  6. Sähköpostirutiini: Opetellaan viestien käsittelemiseen tehokas rutiini, jonka avulla sähköposti vie enää vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua.

Palautetta koulutuksen käyneiltä

  • "Todella hyvä koulutus, laittoi ajattelemaan sähköpostia aivan eri lailla kuin ennen"
  • "Koulutuksen parasta antia oli selkeät toimintamallit sähköpostin hallitsemiseksi"
  • "Hyvä, että kalvoissa oli avainsanoja ja saatiin materiaalia myös omaan käyttöön"
  • "Saimme selkeät toimintamallit sähköpostin hallitsemiseksi"
  • "Koulutuksessa parasta oli käytännönläheiset opit, joita sekä itse että kollegat ovat heti ottaneet käyttöön"
  • "Selkeä esitys, johdonmukainen, käytännönläheinen"
  • "Konkreettiset esimerkit tehokkaasta sähköpostin kansiorakenteesta"
  • "Hyvät käytännöt, todella toimivia"
  • "Parasta koulutuksessa oli kouluttajan rohkeus esittää reippaita näkemyksiä sähköpostin vaikutuksesta työelämässä"
Koulutus löytyy myös koulutus.fi-sivulta, jossa se on saanut moninkertaisesti arvosanan 5/5 tähteä.

Koulutuksen hinta

Koulutus kestää 1,5-2h riippuen osallistujien aktiivisuudesta. Toivon aktiivisuutta, että voidaan puhua juuri niistä ongelmista, jotka ovat kuulijoille aktiivisia. Osallistujamäärä/koulutus on max 40.

Koulutuksen hinta on 1 590  + alv.
 

Sähköpostihallinnan koulutus

Avainnippu osallistujille

Jokainen osallistuja saa koulutuksesta Avainnipun eli 6 sivua sisältävän tiedoston, jossa kerrataan jokaisen ongelman ratkaisu.

Näin osallistujien ei tarvitse muistaa ulkoa, mistä on puhuttu pari tuntia. Ja he pääsevät välittömästi omalla työpisteellään soveltamaan koulutuksessa oppimiaan menetelmiä.


Lisäksi saatte kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, johon koulutus perustuu.

 
Osallistuimme sähköpostikoulutukseen ja sen jälkeen:
1. Mailien katsominen kesken päivän on vähentynyt -> ei katkaise enää töitä
2. Minnan logiikka vähentää mailista tulevaa stressiä -> nopeat hommat alta pois ja muut työlistoihin ja inboxia tyhjäksi
3. Inboxin mailit vähentyneet valtavasti, ja sähköposti tuntuu olevan jo nyt paljon paremmin hallussa
4. Aiheutti meillä keskustelua ylipäätään sisäisen viestinnän käytännöistä ja muutos niissä näkyy varmasti pidemmällä aikajänteellä
— Matti Ikäläinen, Toimitusjohtaja, bGH


Ota yhteyttä

  • Jätä viesti alle
  • Tai kirjoita viesti osoitteeseen minna@verkkokatu.fi
  • Tai soita numeroon 050 352 7429
 
 
 

Koulutuksen tilanneita asiakkaita mm.

 

 Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

 Helsingin seudun liikenne   

Helsingin seudun liikenne

 

 Tammelan kunta

Tammelan kunta

 Ilmailu- ja puolustusteollisuuskonserni Patria   

Ilmailu- ja puolustusteollisuuskonserni Patria

 

 Arkkitehdit Soini & Horto

Arkkitehdit Soini & Horto

 Elintarvike,- vesi- ja ympäristölaboratorio MetropoliLab

Elintarvike,- vesi- ja ympäristölaboratorio MetropoliLab


Verkkokatu

Voit myös tilata koulutuspäivän, jossa pidetään:

Sähköpostihallinnan koulutus aamupäivällä ja
Ajanhallinnan koulutus iltapäivällä

Kysy lisää!