Tehottoman sähköpostin käytön valtavat kustannukset

tehokas sähköpostin hallinta

30% työajasta kuluu sähköpostin parissa

Tutkimusten mukaan ihmiset käyttävät 2-2,5 tuntia työpäivässä eli yli 11 tuntia viikossa sähköposteja katsellen, lukien ja niihin vastaten. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen työntekijä viettää 30% kaikesta työajastaan sähköpostin parissa.

Tämä on hurja määrä työaikaa pois itse työnteolta. Varsinkin, kun se uhrataan asialle, jonka on tarkoitus olla vain työväline muiden joukossa, ei itse työ.

Lisäksi on vielä huomioitava kaikki ne keskeytykset, joita sähköposti päivän aikana aiheuttaa. Pahimmillaan ihmiset katsovat sähköposteja 20-30 kertaa tunnissa. 

Kuinka pitkäjänteistä ajattelutyötä pystytään työpaikalla tekemään, jos muutaman minuutin välein pitää käydä inboxilla?

Ja kun siihen päälle tulee vielä kokoukset ja muut työpäivän aikana tulevat keskeytykset, herää kysymys, koska se itse työ ehditään tehdä? Asian ei kuitenkaan tarvitse olla näin. Sähköpostin ei tarvitse kahmaista suurta osaa työpäivästä.

Sähköposti ei ole vallannut työpäiviämme hetkessä. Aikaisemmin tehokkaaksi työkaluksi kehuttu sähköposti on saanut kyseenalaisemman maineen aikamme vitsauksena vasta pidemmän ajan kuluessa. Ja koska ongelma on muodostunut hiipien vuosien mittaan, ei sen ratkaisemiseen ole ymmärretty kiinnittää tarpeeksi huomiota.

Mitä tehoton sähköpostin käyttö sitten maksaa?

Lasketaanpa nuo kustannukset auki.

Niin kauan kun sähköposti on työpaikoilla yksi viestinnän tärkeimpiä työkaluja, tulee se viemään oman osuutensa työpäivästä. Mutta tuon osuuden ei todellakaan tarvitse olla noin suuri.

Selkeillä menetelmillä sähköpostiin käytettävä aika voidaan helposti puolittaa. Eli lasketaan kustannukset sille, että yksi tunti päivässä menee työntekijöillä hukkaan tehottoman sähköpostin käytön vuoksi. Mikä on tuon yhden tunnin hinta?

Tässä esimerkissä tarkastellaan 25 ihmisen yksikköä, käytetään suomalaisten keskimääräistä tuntipalkkaa 19 euroa/h ja muutetaan sitten tulos kuukausikustannukseksi.

 

25 x 19 x 21,5 = 10 200 euroa/kk

Eli vuositasolla yksikkö maksaa tehottomasta sähköpostin käytöstä 122 000 euroa turhina vaihtoehtoiskuluina. Ja jos yrityksessä on sata ihmistä töissä, voi tuon luvun nelinkertaistaa.

Kaupan päälle tulevat vielä turhan sähköpostin katselun aiheuttamat keskeytykset. Joka kerta, kun sähköpostia katsellaan turhaan, keskeytetään meneillään oleva työ.

Jokaisen keskeytyksen jälkeen tärkeän työn pariin palaaminen ja samaan flow-tilaan pääseminen vie jopa 15 minuuttia. Ja todellisuudessa sinne enää harvemmin palataan takaisin, kun on kerran itselle antanut luvan sieltä lähteä ja mennä kurkistelemaan sähköposteja.

Yllä lasketuissa kustannuksissa ei myöskään näy sähköpostin aiheuttamasta ahdistuksesta ja stressistä johtuvan työmotivaation laskun taloudelliset seuraukset, eikä siitä seuraavat mahdolliset sairaspoissaolot.

Ohjeita löytyy, mutta minkälaisia?

Miksi kukaan ei sitten tee mitään, jos tilanne on näin paha? Ohjeita sähköpostin käsittelyyn kyllä löytyy, mutta mitä ne oikein pitävät sisällään? Kaikki sähköpostin käsittelyyn liittyvät ohjeet liittyvät poikkeuksetta viestien tekniseen kikkailuun. Voit liputtaa, merkkailla, automatisoida.

Mutta todellisuudessa nuo kaikki ovat vain käteviä keinoja siirtää itse viestin käsittelyä.

Sillä käsitelläksesi nuo viestit, pitää sinun tarttua niihin vielä toisen kerran. Ja niin olet kerännyt itsellesi kaksinkertaista työtä.

Menetelmiä itse sähköpostiviestien tehokkaaseen käsittelyyn ei tunnu löytyvän mistään. Sellaisia, joiden avulla sähköposti vie mahdollisimman vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja aiheuttaa mahdollisimman vähän keskeytyksiä.

Niinpä päätin luoda nuo menetelmät.

Olen ollut jo pidemmän aikaa huolissani sähköpostin negatiivisista vaikutuksista työelämässä: ihmisillä on ahdistusta, stressiä, riittämättömyyden tunnetta, keskeytyksiä, ajanpuutetta, hallitsemattomuutta ja hermojen menetystä, eivätkä asiat tahdo tulla hoidetuksi ajallaan.

Ja sähköpostien katselu on älypuhelimien myötä tunkeutuneet myös vapaa-ajalle, ja moni jopa aloittaa päivänsä suoraan sängyssä katsomalla inboxiin saapuneita viestejä.

Jotain oli siis tehtävä.

Sähköpostiin liittyvät suurimmat ongelmat

Sähköpostin negatiiviset vaikutukset voidaan tiivistää 6 ongelmaan:

  1. Inbox on pullollaan viestejä
  2. Sähköpostiviestejä tulee aivan liikaa
  3. Viestien laatu muistuttaa villiä länttä
  4. Sähköpostiuteliaisuus keskeyttää työtä
  5. Arkistointi on puutteellista
  6. Puuttuu sähköpostirutiini

Käyn seuraavassa läpi kaikki ongelmat vähän tarkemmin.

1. Inbox on pullollaan viestejä

Jos ennen ihmisillä oli kymmeniä viestejä inboxissa odottamassa käsittelyä, on tuo määrä nykyään poikkeuksetta satoja, jopa tuhansia. Silloin kuvaan astuu kuitenkin ns. Zeigarnik-efekti: eli ihminen muistaa paremmin keskeneräiset asiat kuin valmiiksi saadut asiat. Ja jos inboxin sadat tai tuhannet keskeneräiset asiat ovat jatkuvasti painamassa takaraivossa, ei se voi olla vaikuttamatta mielialaan töissä. Tekemättömien tehtävien ahdistavaa taakkaa on silloin hankala ravistaa pois. Siksi sähköpostien hallinta on hyvä aloittaa inboxin siivoamisesta. Opitaan siivoamaan inbox nopeasti ja vaivattomasti.

2. Sähköpostiviestejä tulee aivan liikaa

Viestejä tulee niin paljon, että ihmiset tuntuvat musertuvan jatkuvan viestitulvan alla. Epätoivo ja stressi valtaavat mielen, ja ahdistus työpaikalla kasvaa. Usein kuitenkin unohdetaan, että on paljon asioita, joita itse voit tehdä vähentääksesi saapuvien viestien määrää. Voit rakentaa itsellesi patoa turhia viestejä vastaan. Opitaan rakentamaan pato, jolloin saadaan vähennettyä tulevien viestien määrää.

3. Viestien laatu muistuttaa villiä länttä

Kirjoitettujen viestien laatu vaihtelee valtavasti. On selkeitä ja ytimekkäitä viestejä, ja pitkiä, rönsyileviä, epäselviä viestejä joista ei tahdo ottaa mitään tolkkua. Ja kaikkea mahdollista siltä väliltä. Tämä johtaa siihen, että tärkeitä viestejä ei huomata vähäpätöisten viestien seasta tai ne tulevat väärin ymmärretyksi. Sähköpostietiketti opettaa kirjoittamaan sellaisia viestejä, jotka tulevat avatuksi ja vastatuksi.

4. Sähköpostiuteliaisuus keskeyttää työtä

Ihmiset keskeyttävät työtään useamman kerran tunnissa, koska ilmoitus uusista viesteistä saa uteliaisuuden heräämään. "Mitähän viestejä inboxiin onkaan tullut?", ja niin mennään kurkistamaan inboxiin. Mutta joka kerta kun käydään katselemassa viestejä, keskeytetään meneillään oleva työ. Eli vaikka sähköpostin parissa vietetään paljon aikaa, on tuo aika tehotonta ja keskeytysten määrä valtava. Opitaan taltuttamaan sähköpostiuteliaisuus ja vaalimaan sitä tärkeää keskittymisen tilaa, jossa työnteko on tehokkainta ja työn laatu on parasta.

5. Arkistointi on puutteellista

Vain koska bittiavaruuteen voidaan arkistoida lähes rajaton määrä viestejä, ei tarkoita että siinä olisi mitään järkeä. Mitä enemmän arkistoit turhia viestejä, sitä vaikeampi sinun on löytää niitä tärkeitä viestejä. Käyttämällä arkistointia tehokkaasti ja järkevästi, voidaan myös vapauttaa muistikapasiteettia parempaan käyttöön ja saadaan mielenrauhaa. Opitaan arkistoimaan viestejä niin, että kaikki tärkeät viestit löytyvät helposti ja vaivattomasti.

6. Puuttuu sähköpostirutiini

Niin kauan kun sinulla ei selkää rutiinia siihen, kuinka monta kertaa päivässä, mihin aikaan päivästä ja millä tavalla käyt sähköpostejasi läpi, vietät paljon aikaa sähköpostin parissa, mutta tuo aika on tehotonta: Kaikkia viestejä ei tule käytyä läpi ja keskeytät tekemisiäsi vähän väliä katsoaksesi sähköpostia. Toimivan sähköpostirutiinin avulla pääset tilanteeseen, jossa sähköposti vie vain vähän aikaa ja vaivaa päivästäsi, eikä keskeytä itse työntekoa. 


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.