Tehokas sähköpostirutiini

tehokas sähköpostin hallinta

Käy sähköposteja läpi vain silloin,
kun sinulla on siihen kunnolla aikaa

Älä katso sähköposteja silloin, kun sinulla ei ole siihen kunnolla aikaa. Muuten päädyt vain etsimään helppoja viestejä, liputtelemaan ja merkitsemään vaikeita viestejä lukemattomiksi. Vältä myös viestien katselua kännykällä.

Sen saman ajan ja vaivan jonka käytät, kun tutkit tärkeää viestiä ja päätät ettet käsittele sitä vielä, suljet sen ja merkitset sen lukemattomaksi, voit samantien käyttää sen viestin käsittelemiseen.

Koska tarttumalla siihen, mutta lykkäämällä sen käsittelyä eteenpäin, olet tilannut itsellesi kaksinkertaista työtä sen sijaan, että olisit hoitanut asian jo ensimmäisellä kerralla. 

Muista myös, että joka kerta kun siirrät jonkin asian käsittelyä eteenpäin, teet siihen tarttumisen itsellesi vaikeammaksi. Jos siihen on vaikea tarttua nyt, on siihen tarttuminen seuraavalla kerralla vielä vaikeampaa.

Opettele siihen, että aina kun tartut viestiin, käsittelet sen.

Lykkäämällä asioita opetat itsesi siihen, että sinun ei tarvitse tehdä vaikeita asioita. Opit liputtamaan, merkitsemään, siirtämään, lykkäämään, viivyttelemään. Jos sen sijaan opettelet tarttumaan asioihin vain yhden kerran, opit hoitamaan tehtävät nopeammin ja tehokkaammin, ja säästät paljon aikaa ja vaivaa.

Joka päivä samaan aikaan, samalla tavalla

1. Päätä montako kertaa päivässä käyt sähköpostit läpi

Rajoita sitä määrää, kuinka monta kertaa katsot sähköposteja päivän aikana. Harva työ velvoittaa olemaan sähköpostin kautta tavoitettavissa jatkuvasti tai monta kertaa tunnissa, joten 1-3 kertaa päivässä sähköpostien läpi käyminen pitäisi onnistua kaikilta.

Jos käyt sähköpostit läpi joka päivä samaan aikaan ja samalla tavalla, pystyt keskittymään aina siihen mitä teet. Kun teet töitä, keskityt kunnolla töiden tekemiseen. Ja kun käyt sähköpostit läpi, keskityt siihen ja käyt ne nopeasti ja tehokkaasti läpi.

Mitä harvemmin käsittelet sähköposteja, sitä tehokkaammin opit käymään ne läpi.

Ja sitä vähemmän ne keskeyttävät tekemisiäsi.

2. Päätä mihin aikaan päivästä käyt sähköpostit läpi

Sähköpostien käsitteleminen kannattaa sitoa johonkin muuhun tekemiseen, niin sinun ei tarvitse erikseen muistutella itseäsi tai miettiä, että koska ne viestit jaksaisi tänään käydä läpi.

Käy sähköpostit läpi vaikka joka päivä ennen lounasta, ja sitten palkitset itsesi lounaalla. Silloin siitä tulee sinulle rutiini, jonka teet automaattisesti aina ennen lounasta. 

Tärkeintä on, että alat kiinnittää tietoisesti huomiota siihen, miten toimit kun olet sähköpostien parissa, etkä et anna sähköpostiuteliaisuuden määrittää omaa toimintatapaasi.

Käy viestit läpi saapumisjärjestyksessä

Kun säännöllisesti käsittelet sähköpostit pois inboxista, on tilanne sinun hallussasi, eikä viestien tulva valu yli äyräiden.

Jos sähköposteja käsitellessäsi avaat vain tietynlaisia viestejä, pitää sinun joka kerta muistaa mihin kohtaa jäit, ja mitkä viestit olet käynyt läpi. Ja tietää mitkä sähköpostit ovat saapuneet sen kerran jälkeen, kun viimeksi katsoit sähköpostejasi. Ja sinun pitää kahlata kaikki sen jälkeen tulleet sähköpostit läpi, löytääksesi ne mitä etsit.

Ja oletko varmaa, että muistat ulkoa, mihin kohtaan jäit viimeksi? Ja oletko varmasti muistanut hoitaa jo kaikki aiemmat tärkeät viestit, jotka ovat nyt jo hautautuneet uusien saapuneiden viestien alle?

Kun opettelet käymään sähköpostit läpi saapumisjärjestyksessä, ei sinun tarvitse erikseen miettiä, miten sähköpostien kanssa toimisit. Eikä sinun koskaan tarvitse katsoa viestejä kuin yhden kerran. Käyt viestit läpi yksi kerrallaan, ja joka kerta tartuttuasi viestiin, saat käsiteltyä sen pois inboxista.

Äläkä jumiudu yksittäiseen viestiin, vaan jatka aina reippaasti eteenpäin.

Älä jaa huomiotasi lukuisille viesteille

Jos ensin menet inboxiin ja silmäilet kaikkia sinne tulleita viestejä, täytät pääsi kaikilla niillä asioilla, joita muuta ihmiset haluavat sinulta. Silloin sinun on vaikeampi keskittyä yhteen viestiin kerrallaan, koksa kaikki nuo tekemättömät asiat painavat mielessäsi.

Ja ahdistut helpommin, koska tiedostat koko ajan mitä kaikkea sinun pitää vielä tehdä.

Eli älä katsele kaikkia viestejä läpi heti aluksi, vaan avaa ensin ensimmäinen viesti. Avaa se ja keskity ainoastaan siihen, ja käy viestit läpi yksi viesti kerrallaan. Ensimmäisen viestin käsiteltyäsi avautuu seuraava viesti, ja silloin keskityt taas ainoastaan siihen.

Näin sinun on paljon helpompi keskittyä, koska pääsi ei ole täytetty kaikilla noilla asioilla, joita muut haluavat sinulta. Eikä sinun tarvitse jakaa huomiotasi kymmenien viestien kesken. Keskityt aina yhteen viestiin kerrallaan, ja käsiteltyäsi sen keskityt taas seuraavaan viestiin.

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Tehokas sähköpostirutiini".


Käy viestit läpi Kolmen T:n säännön mukaan

Käy jokainen viesti läpi saapumisjärjestyksessä Kolmen T:n säännön mukaan:

  1. TUHOA: Jos viesti on turha -> poista viesti
  2. TEE: Jos viestissä on nopea tehtävä, jonka teet minuutissa-parissa, tee tehtävä heti -> poista viesti
  3. TEHTÄVÄLISTALLE: Jos viestissä on isompi tehtävä, kirjoita tehtävä tehtävälistalle, siirrä materiaali koneelle tai pilveen -> poista viesti

Eli käsiteltyäsi viestin, saat sen aina poistettua inboxista. Ja niin voit siirtyä seuraavaan viestiin, ja Kolmen T:n säännön mukaan käsittelet myös sen pois inboxista.

Saat itsellesi mielenrauhan, koska tiedät että inbox ei ole pullollaan tekemättömiä tehtäviä, vaan kaikki tärkeät asiat on hoidossa (nopeat tehtävät tehty ja isommat tehtävät tehtävälistalla), eikä mikään asia unohdu tai jää hoitamatta.

Pyri Tuhoamisen Mestariksi

On hyvä tiedostaa, että todella tärkeitä viestejä on inboxissa yllättävän vähän. Suurimman osan viesteistä voi tuhota joko heti tai nopean käsittelyn jälkeen.

Silti juuri nämä vähemmän tärkeät viestit jäävät yleensä roikkumaan inboxiin, ja täyttävät sen.

Silloin viestien määrä inboxissa kasvaa jatkuvasti, ja on yhä vaikeampaa löytää sieltä niitä tärkeitä viestejä. Puhumattakaan siitä, miten paljon viestien jatkuva lisääntyminen inboxiin aiheuttaa stressiä ja ahdistusta.

Ole armoton rohkeudessasi heittää viestejä roskikseen. Mieti, mikä on työsi kannalta oikeasti tärkeää, ja rohkeasti poista kaikki muu viemästä aikaa ja energiaa niiltä tärkeiltä asioilta.

Et voi poistaa mitään tärkeää tästä maailmasta!

Muista, että nykypäivänä kaiken tiedon pystyy hankkimaan takaisin, vaikka sen kerran kadottaisi. Ota tämä tieto lohtuna ja kannustimena itsellesi, kun haet rohkeutta ryhtyä Tuhoamisen Mestariksi. 

Luota siihen, että mitään et voi lopullisesti tuhota tästä maailmasta.

Jos rohkeudessasi tuhota turhia viestejä, vahingossa hävität tärkeän viestin, tapahtuu jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista: 

  1. Olet vahingossa tuhonnut tärkeän viestin, mutta et tiedä tehneesi sitä:
    Jossakin vaiheessa joku muistuttaa sinua asiasta, joko uudella viestillä, soittamalla tai kasvotusten. Nykyaikana kukaan ei enää oleta, että kaikki asiat tulevat sataprosenttisesti hoidettua vain sillä, että joku on lähettänyt asiasta kerran yhden sähköpostiviestin. On inhimillistä unohtaa, hukata tai vahingossa tuhota viestejä. Kun näin tapahtuu, pyydä vahinkoasi anteeksi, ja pyydä samalla uusi viesti tilalle, ja sano hoitavasi asian heti.
  2. Huomaat yhtäkkiä tuhonneesi tärkeän viestin:
    Koska muistat tuhonneesi viestin, muistat mitä asia koski, ja kuka sen lähetti. Ota yhteyttä kyseiseen henkilöön, ja kerro vahingossa tuhonneesi viestin. Pyydä kohteliaasti uusi viesti tilalle, ja sano hoitavasi asian pikaisesti.

Jos jokin asia on todella tärkeä, niin voit olla varma, että jollakin on kopio siitä. Pahempaa hallaa itsellesi teet säilyttämällä kasapäin turhia viestejä, kuin pitämällä inboxin siistinä mutta kerran tuhoamalla yhden tärkeän viestin.

Ja jos olet kerran vahingossa tuhonnut tärkeän viestin, opit paremmin käyttämään tehtävälistaa.

Siitä eteenpäin osaat kirjoittaa kaikki sinulle tulleet tehtävät erikseen tehtävälistalle, koska silloin niiden muistaminen ei enää ole yksittäisestä sähköpostista kiinni.

Et tee jokaista tehtävää,
vaan käsittelet jokaisen viestin pois inboxista

Kun käyt järjestyksessä läpi sähköpostiviestejäsi, tarkoitus ei ole että teet jokaisen viesteissä olevan tehtävän samantien. Vaan tarkoitus on, että käsittelet jokaisen viestin pois inboxista. Siinä on suuri ero.

Muista, että inboxin tehtävä on olla viestintuoja. Eli inbox tuo sinulle viestejä, ja sinä käsittelet ne viestit pois inboxista. Ja sitten siirryt käyttämään muita työkaluja itse tehtävien tekemiseen ja niiden listaamiseen.

Kolmen T:n säännöt siis johtavat siihen, että saat aina käsiteltyä viestin pois inboxista.

Näin saat käytyä viestit läpi rauhassa

Tiedätkö sen tilanteen, kun vaivalla käsittelet viisi viestiä pois inboxista, ja samaan aikaan tilalle on tullut seitsemän uutta? Harva asia on niin turhauttava ja epämotivoiva. Viestien käsittelemistä häiritsee jatkuva uusien viestien saapuminen, ja tuntuu ettei inboxia voi koskaan saada tyhjäksi.

Tämän asian voi välttää toimimalla seuraavasti:

  • Tee itsellesi uusi sähköpostikansio, ja nimeä se Uudet viestit.
  • Aina kun tulee se aika päivästä, että käyt sähköpostien kimppuun, siirrä siihen mennessä inboxiin saapuneet viestit Uudet viestit -kansioon.
  • Ja käsittele kaikki nuo viestit Uudet viestit -kansiossa.

Et siis käsittele viestejä inboxissa, vaan siirryt Uudet viestit -kansioon käsittelemään tulleet viestit. Voit rauhassa käsitellä viestejä Uudet viestit -kansiossa, koska sinne ei tule yhtään uutta viestiä.

Näet heti siirrettyäsi viestit Uudet viestit -kansioon, montako viestiä sinun pitää käydä läpi. Viestit eivät siitä lisäänny, joten voit rauhassa käsitellä ne. Ja kun yksitellen käyt nuo viestit läpi saapumisjärjestyksessä, niin pian maaliviiva alkaa häämöttää ja kohta kansio on tyhjä.

Ja saat kokea sen tärkeän valmiiksi saamisen tunteen, että saat kansion tyhjäksi viesteistä!

Ja jos sillä aikana inboxiin on tullut uusia viestejä, sillä ei ole mitään merkitystä. Koska seuraavan kerran, kun käsittelet viestejä, siirrät taas siihen mennessä inboxiin tulleet viestit Uudet viestit -kansioon, ja käsittelet nuo viestit silloin.

Jotta Uudet viestit -kansion käyttäminen toimii, pitää sinun ensin siivota inbox.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.