Tällä keinolla parannat tehokkuuttasi välittömästi

Miten tehoton sähköpostin käyttö syö tehokkuutta?

Tässä kirjoituksessa käydään läpi, mikä on se yksi keino, jolla voit välittömästi parantaa tehokkuuttasi työpäivän aikana?

Ihmiset viettävät 2-2,5h tuntia työpäivästään sähköpostin parissa. Tämä on 30% koko työpäivästä, eli hurja aika pois itse työnteolta.

Se johtaa

  1. sekä tehottomuuteen -> kaikki sähköpostiin turhaan käytetty aika on pois tärkeämmiltä asioilta
  2. että työhyvinvoinnin laskuun -> hoitamattomat viestit painavat takaraivossa aiheuttaen stressiä ja ahdistusta, eikä työnteolle riitä tarpeeksi aikaa

Lisäävätkö tekniset kikkailut tehokkuutta?

Sähköpostiohjelmat tarjoavat erilaisia teknisiä kikkailuja viestien kanssa toimimiseen. Voit

  • automatisoida viestejä kansioihin
  • liputtaa viestejä eri väreillä
  • merkitä viestejä lukemattomaksi

Mutta mietitäänpäs tarkemmin. Käsitelläksesi nuo viestit, joudut tarttumaan niihin toiseen kertaan, eli teet kaksinkertaista työtä! Tehokkuutesi kärsii valtavasti siitä, jos opetat itsesi tekemään kaksinkertaista työtä.

Tehokkaan sähköpostin käsittelyn ydin on siinä, että tartut jokaiseen viestiin vain yhden kerran.
— Minna Koivisto

Näin opit tarttumaan viestiin vain yhden kerran

Opettele siis siihen, että kun tartut viestiin, tartut aina käsitelläksesi sen pois inboxista. Olen kirjoittanut sinulle avuksi keinoja alle, miten helpommin pääset siis tavoitteeseen, että tartut jokaiseen viestiin vain yhden kerran.

  • Erota päivästä aikablokkeja
    • Opettele keskittymään aina yhteen asiaan kerrallaan. Silloin kun käsittelet sähköposteja, keskity siihen. Ja kun sähköpostit on käsitelty, sammuta sähköpostiohjelma ja keskity työntekoon. Älä sekoita noita kahta.
  • Käy sähköpostit läpi, kun sinulla on siihen aikaa ja energiaa
    • Jos käsittelet viestejä kiireessä tai nälkäisenä, päädyt yleensä valitsemaan helppoja viestejä ja merkkailemaan ja liputtamaan vaikeita viestejä. Ja käsitelläksesi nuo vaikeammat viestit joudut tarttumaan niihin toisen kerran. Päätä montako kertaa päivässä käyt läpi sähköpostit ja mihin aikaan, ja anna silloin sähköpostille täysi huomiosi.
  • Älä jätä viestejä roikkumaan inboxiin
    • Jos varastoit viestejä inboxiin, joudut palaamaan viesteihin aina uudestaan etsiessäsi tärkeää viestiä. Opettele sen sijaan hoitamaan jokainen viesti kerralla pois inboxista. Kun käsittelet viestejä, hoida viesteissä olevat nopeat tehtävät heti, vaativammat tehtävät voit kirjoittaa tehtävälistalle ja siirtää viestissä oleva materiaali koneelle tai pilveen. Sitten voit tuhota viestin ja siirtyä seuraavaan. Ja myöhemmin kun käyt läpi tehtävälistaa, varaa kalenterista aika, koska hoidat kyseisen tehtävän.
  • Poista rohkeasti turhia viestejä ja poistu turhilta postituslistoilta
    • Elämme informaatioähkyn aikakautta. Helppo pääsy kaikkeen informaatioon tarjoaa paljon mahdollisuuksia, mutta jos et osaa erottaa tärkeää tietoa turhasta, tulee siitä hyödyn sijaan sinulle taakka. Inboxissa on yllättävän vähän tärkeitä viestejä, ja silti ne ovat juuri nuo turhat ja vähäpätöiset viestit, jotka tukkivat inboxin ja vaikeuttavat tärkeiden viestien löytämistä. Poista turhat aikasyöpöt, ja raivaa tilaa oikeasti tärkeille asioille.
  • Käytä sähköpostia vain silloin, kun se on paras tapa hoitaa asia
    • Aina sähköpostiviestiin ei kannata vastata viestillä. Jos asia pitää hoitaa nopeasti, tartu puhelimeen ja hoida asia kerralla pois alta. Tai jos asiassa on paljon epäselvää, älä aloita edestakaista sähköpostipingistä, vaan sovi tapaaminen tai tartu puhelimeen. Saatte asiat kerralla keskusteltua, ja samalla sovittua jo ratkaisumahdollisuuksista ja toteutuksen aikataulusta. Ihmiset myös sitoutuvat paremmin hoitamaan asioita, jotka on sovittu henkilökohtaisesti.
  • Älä lykkää vaikeiden viestien käsittelyä
    • Kun alat lykätä tärkeää tehtävää, kasvatat siitä vähitellen itsellesi isoa pelottavaa mörköä. Sillä joka kerta kun lykkäät sitä, muuttuu se vähän vastenmielisemmäksi, ja vähitellen alat kammota koko tehtävää. Ja vasta huutava deadline saa sinut tarttumaan siihen. Ja silloin et enää saakaan tehdä tehtävää rauhassa, vaan seuranasi on pakon tuoma kiire ja stressi.
  • Käy viestit läpi saapumisjärjestyksessä
    • Sanotaan, että inboxiin on tullut 30 uutta viestiä. Jos silmäilet ensin kaikki uudet saapuneet viestit, täytät pääsi 30 asialla jota muut haluavat sinulta. Silloin houkutus tarttua helppoihin viestiehin ja merkkailla vaikeampia viestejä kasvaa suureksi. Jos sen sijaan avaat suoraan ensimmäisen viestin, ei sinulla ole 29 muuta asiaa huomiotasi vaatimassa, vaan voit antaa kaiken huomiosi yhdelle viestille kerrallaan.
  • Vältä viestien käsittelyä kännykällä
    • Kun käsittelet viestejä kännykällä, et ole omassa työpisteessäsi, rauhassa käsittelemässä viestejä isolta ruudulta. Silloin
    1. et välttämättä pysty vastaamaan viestiin, koska vastataksesi tarvitset materiaalia esim. pöytäkoneelta -> joudut merkitsemään viestin lukemattomaksi ja tarttumaan siihen toiseen kertaan, eli teet kaksinkertaista työtä
    2. liitteenä oleva kuva ei välttämättä aukea kännykällä tai sitä ei kannata katsoa kännykän pienestä ruudusta -> joudut merkitsemään viestin lukemattomaksi ja tarttumaan siihen toiseen kertaan, eli teet kaksinkertaista työtä
    3. sinun pitää kirjoittaa vastausviestiin pitkä teksti, joka on hankala tehdä kännykän pienellä kosketusnäytöllä -> joudut merkitsemään viestin lukemattomaksi ja tarttumaan siihen toiseen kertaan, eli teet kaksinkertaista työtä
    4. koska et ole pöytäkoneesi ääressä, olet liikenteessä eli mitä vain voi sattua ja tapahtua, etkä pysty keskittymään viestin huolelliseen vastaamiseen -> joudut merkitsemään viestin lukemattomaksi ja tarttumaan siihen toiseen kertaan, eli teet kaksinkertaista työtä

Kun pidän sähköpostihallinnan koulutusta yrityksissä, usein sanon, että jos vain yhden asian tästä koulutuksesta on päättänyt oppia, niin se kannattaa olla tämä:

Koske jokaiseen viestiin vain kerran!

Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.