Sähköposti ei olekaan niin nopea työkalu kuin luulit!

tehokas sähköpostin hallinta

Sähköposti on nopea ja helppo tapa hoitaa asioita, vai onko?

Sähköposti vaikuttaa helpolta välineeltä hoitaa asioita. Vähän naputtelet sormillasi, kirjoittelet lauseita ja painat Lähetä-nappia. Helppoa ja nopeaa, koska:

  • Se ei vie sinulta paljoa aikaa tai vaivaa.
  • Sinun ei tarvitse siinä hetkessä tavoittaa vastaanottajaa.
  • Sinun ei tarvitse keskustella ajantasaisesti vastaanottajan kanssa.

Sähköpostia lähettäessä kynnys on todella matalalla, koska se ei vaadi minkäänlaista kontaktia toiseen osapuoleen. Eikä tarvitse ensin ottaa selville, onko toinen tavoitettavissa vai ei. Helppo homma, vai mitä?

Mutta tämä on ansa, johon moni lankeaa.

Nyt asia on hoidettu, vai onko?

Koska sähköpostin lähettäminen on niin helppoa, liiankin helppoa, tulee siihen tartuttua myös silloin, kun sähköposti ei ole lainkaan oikea väline asian hoitamiseen.

Kun olet lähettänyt toiselle osapuolelle viestin, saattaa sinulle tulla valheellinen tunne, että asia on hoidettu. Vaikka tosiasiassa yksi viesti on vasta lähetetty matkaan, minkäänlaista keskustelua ei ole vielä käyty.

Nyt sinä jäät odottamaan, että vastaanottaja näkee viestisi, päättää avata ja lukea sen ja sitten vielä lopuksi päättää vastata siihen. Ja siinä vaiheessa molemmat ovat saaneet vasta yhden puheenvuoron.

Et myöskään tiedä, onko vastaanottaja lomalla, työmatkalla, koulutuksessa, tuuraamassa kollegaa tai vaikka sairaana. Eli jätät aika paljon toisen toiminnan varaan, toisen vastuulle. Asia saattaa edetä, tai sitten jäädä odottamaan pidemmäksikin aikaa.

Annat kontrollin asian etenemisestä täysin toisen osapuolen valtaan!
Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Sähköposti ei olekaan niin nopea työkalu kuin luulit!".


Pitääkö asia hoitaa nopeasti? Älä käytä sähköpostia!

Mutta jos ajatellaan, että jokin asia pitäisi hoitaa nopeasti, ei sähköposti ole siihen oikea väline.

Tartu mielummin puhelimeen, keskustelkaa asia kerralla selväksi, sopikaa asian etenemisestä ja aikataulusta. Ja sopikaa samalla, että keskustelua ei päästetä sähköpostiin, ellei siihen tule selkeästi uutta sisältöä.

Saatat yllättyä, miten paljon suurempi motivaatio ihmisillä on tehdä asioita, kun niistä on sovittu henkilökohtaisesti.

Puhelimessa voitte myös keskustella jo ratkaisuista pelkkien ongelmien sijaan, ja saada yhdessä uusia parempia ideoita. Sen sijaan, että olisit vasta lähettänyt yhden viestin odottamaan vastaanottajan toimia.

Kuinka paljon aikaa sähköposti todellisuudessa vie?

Lähetettyäsi sähköpostiviestin saatat ajatella, että asia on hoidettu. Mutta mietitäänpä, mitä sitten tapahtuu.

Nyt kaikki palat ovat loksahtaneet kohdalleen, ja vastaanottaja on nähnyt viestisi, lukenut sen ja vastannut sinulle heti seuraavana päivänä. Hänellä on kuitenkin pari lisäkysymystä joten hän lähettää aiheesta viestin, johon sinä vastaat heti seuraavana päivänä. Ja vielä yksi kysymys oli vastaanottajalla sydämellään, ja siihen uuteen viestiin sinä vastaat taas heti päivän sisällä.

Nyt aikaa on mennyt 6 päivää. Molemmilla on kulunut aikaa ja vaivaa edestakaiseen viestittelyyn 15 minuuttia / viesti eli yhteensä 1,5 tuntia. Olisiko sinulla ollut parempaakin käyttöä tuolle ajalle?

Tarttumalla puhelimeen asia olisi saavuttanut saman pisteen jo 6 päivää sitten, ja todennäköisesti paremmalla lopputuloksella, koska yksisuuntaisen viestittelyn sijaan olisitte jo miettineet ratkaisuja ja asian eteenpäin viemistä.

Mieti tarkasti, koska sähköposti on paras tapa hoitaa asioita, koska:

  • Turha viestittely on teidän molempien ajan ja vaivan väärinkäyttöä.
  • Kaikki turhaan viestittelyyn käytetty aika on pois muilta tärkeämmiltä asioilta.
  • Asiat eivät etene niin nopeasti kuin voisivat.
  • Lopputulos ei ole yhtä hyvä, koska ette ole keskustelleet ja ideoineet asiasta ajantasaisesti.

Tämä esimerkki oli laskettu siten, että molemmat vastaavat nopeasti aina päivän sisällä. Todellisuudessa viestittelyyn käytetty aika ja vaiva voivat olla vielä paljon suuremmat.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.