Näin vältät 7 yleistä virhettä sähköpostin käytössä

sähköpostin hallinta

1. Älä katso viestejä kiireessä

Älä katso sähköposteja silloin, kun sinulla ei ole mahdollisuutta keskittyä siihen. Jätä sähköpostit rauhaan, jos olet kiireinen tai liikenteessä. Sähköpostien katselemista kännykällä tulisi myös välttää.

Käsittele viestit:

  • silloin kun sinulla on pääsy kaikkeen tarvittavaan materiaaliin.
  • silloin kun saat kaikki liitteet varmasti auki.
  • silloin kun ehdit käsitellä kaikki viestit.
  • silloin kun et ole alttiina keskeytyksille.

Käsittele sähköposteja vain silloin, kun sinulla on siihen kunnolla aikaa. Silloin viestien käsittely on kaikista nopeinta ja tehokkainta. Pystyt keskittymään juuri siihen mitä teet, eikä sinun tarvitse palata samoihin viesteihin toista kertaa.

2. Älä pelaa sähköpostipingistä

Jokainen meistä on varmasti joskus ollut mukana pitkittyneessä sähköpostikeskustelussa. Aina löytyy vielä yksi kysymys, ja vielä yksi kysymys, ja vielä yksi... Viestittely jatkuu päivästä, viikosta ja kuukaudesta toiseen.

Jos huomaat olevasi tällaisessa sähköpostipingisottelussa, pistä pilli suuhun ja puhalla peli poikki.

Sillä harva asia on niin turhauttavaa kuin turhaan pitkittynyt sähköpostikeskustelu.

Tartu puhelimeen, sovi asia kerralla, äläkä päästä keskustelu enää takaisin sähköpostiin, ellei siihen tule selkeästi uutta sisältöä.

Ja jos uutta viestiä kirjoittaessasi vaistosi sanoo, että viesti saattaa aloittaa sähköpostipingiksen, jätä viestin kirjoittaminen ja hoida asia puhelimella tai tapaamisella. Usein juuri ne asiat, joissa on paljon epäselvää, on parempi hoitaa muulla tavalla kuin sähköpostilla.

3. Älä ota vastaan kaikkia viestejä

Elämme informaatioähkyn aikakautta. Lähes kaikki tieto on saatavissa ilmaiseksi netin kautta. Tämä johtaa helposti harhakuvitelmaan, että kaikki mahdollinen tieto kannattaa ottaa vastaan.

Mieti kuitenkin, mikä on sinulle kaikista tärkeintä sinun työsi kannalta, ja karsi rohkeasti kaikki muu pois.

Sinun aikasi on sinun tärkein valuuttaasi. Mieti tarkasti kenelle ja mille haluat sitä antaa.

Älä enää ota automaattisesti vastaan kaikkia viestejä, joita sinulle lähetetään. Vaan rupea suhtautumaan kriittisesti jokaiseen saamaasi viestiin.

Jos viesti ei ole ehdottoman tärkeä työsi kannalta, poistu viestin postituslistalta tai ota yhteyttä lähettäjään, että et enää halua samanlaisia viestejä jatkossa. Kun poistat turhia asioita aikaasi ja huomiotasi viemästä, saat enemmän tilaa niille tärkeille asioille.

4. Älä ole turhan varasto

Älä käytä inboxia valtavana suurvarastona, johon säilöt tuhansia viestejä. Ja sitten ajattelet, että kun tarvitset jotakin, etsit sen hakukomennoilla. Muista, että voit hakea hakukomennolla vain niitä viestejä, jotka muistat ulkoa. Ja tuskin muistat ulkoa tuhansia viestejä.

Tärkeitä viestejä on inboxissa yllättävän vähän, ja silti ne ovat juuri nuo turhat ja vähäpätöisen viestit, jotka täyttävät inboxin.

Turhan viestin paikka on roskiksessa. Sen paikka ei ole sinun inboxissasi eikä sinun sähköpostikansiossasi. Älä toimi roskiksena turhille asioille.

Mitä enemmän inboxissa on turhia viestejä, sitä vaikeampi sieltä on löytää niitä tärkeitä viestejä. Etkä koskaan voi olla varma, onko jokin tärkeä asia unohtunut inboxiin ja jäänyt kokonaan hoitamatta.

5. Älä tee kaksinkertaista työtä

Jos sinulla on tapana liputtaa viestejä eri väreillä tai luettuasi viestin merkitä se taas lukemattomaksi, teet kaksinkertaista työtä. Sillä käsitelläksesi viestin pitää sinun tarttua siihen vielä toiseen kertaan.

Tehokkaan sähköpostin käsittelyn ydin on siinä, että kosket jokaiseen viestiin vain yhden kerran.

Sillä sen saman ajan jonka käytät siihen, kun katsot keneltä viesti on ja mikä sen otsikko on, luet viestin, toteat sen tärkeäksi ja sen jälkeen suljet viestin ja merkitset sen lukemattomaksi. Sen saman ajan käytäisit siihen, kun luet viestin, kirjoitat tehtävän tehtävälistalle, siirrät viestissä olevan materiaalin koneelle tai pilveen ja tuhoat viestin.

Koske jokaiseen viestiin vain kerran, ja käsittele ne nopeasti ja tehokkaasti pois inboxista Kolmen T:n säännön mukaan.

6. Älä päivystä inboxin ääressä

Tutkimusten mukaan jatkuva sähköpostin katselu aiheuttaa stressiä. Silti ihmiset keskeyttävät työtään vähän väliä, ja käyvät inboxilla pahimmillaan kymmeniä kertoja tunnissa.

Jos opetat muut ihmiset siihen, että päivystät jatkuvasti sähköpostin ääressä, teet omasta työpäivästäsi katkonaisen ja sinun on mahdotonta keskittyä pitkäjännitteiseen mihinkään.

Opeta muut siihen, että käyt kyllä läpi sähköpostit joka päivä, mutta jos asialla on kiire, kannattaa tarttua puhelimeen.

Toisin kuin kuvitellaan, sähköposti ei ole tullut puhelimen rinnalle viestintävälineenä. Puhelin on ajantasainen ja vuorovaikutteinen viestintäväline, jossa asiat etenevät keskustelun edetessä. Puhelimella puhuttaessa myös kuulet toisen osapuolen äänenpainot ja äänensävyt, joten väärinkäsitysten vaara on olematon.

Sähköposti sen sijaan on yksisuuntainen tiedonanto, jolloin asian eteneminen on täysin toisen osapuolen varassa. Vastaanottajan pitää nähdä viesti, lukea se ja päättää vastata siihen, vasta sitten saat yhden vastausviestin. Et voi siis mitenkään kontrolloida asian etenemistä.

7. Älä aloita aamua sähköpostilla

90% ihmisistä aloittaa työpäivänsä sähköpostilla, moni jopa laittaa aamulla silmänsä avattuaan heti ensimmäiseksi kännykästä inboxin silmiensä eteen.

On kuitenkin hyvä muistaa, että jokainen viesti haluaa sinulta jotain. Ne haluavat aikaasi, vaivaasi, rahaasi, että teet jonkin työn jne. Eli inbox on pitkä lista muiden ihmisten agendoista sinun päiväsi varalle.

Jos täytät heti aamusta pääsi sillä, mitä muut ihmiset haluavat sinulta, menet reagoivaan tilaan.

Sammuttelet muiden tulipaloja, ja sinulle tärkeät asiat eivät etene. Ei kannata kuitenkaan luovuttaa päivän rakennuspalikoita muille. Mieti mielummin, mitä sinä itse haluat tältä päivältä saavuttaa.

Laita parhaat paukkusi aamulla siihen, että sinulle tärkeät asiat etenevät. Silloin olet luovassa tilassa, ja saat sinun työsi kannalta tärkeitä asioita aikaiseksi. Ja siitä syntyvä itseluottamus ja hyvä tunne heijastuu koko loppupäivään.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.