Näin vähennät tulevien viestien määrää

tehokas sähköpostin hallinta

Ihmiset musertuvat viestitulvan alla

Lähetettyjen viestien määrä kasvaa joka ikinen vuosi. Ja niin inboxissa olevien viestien määrä kasvaa, ahdistus nostaa päätään ja kylmä tuskanhiki laskeutuu päälaelle. "Enkö voisi vain laittaa tulppaa, että näitä viestejä ei tulisi enää ollenkaan?"

Et voi ehkä laittaa tulppaa, mutta voit ehdottomasti rakentaa patoa. Ihmiset eivät tiedä, että on paljon asioita, joita voit tehdä vähentääksesi tulevien viestien määrää. Joten älä masennu, ota kontrolli takaisin itsellesi ja ala rakentaa patoa viestitulvaa vastaan.

Kerron seuraavaksi, miten saat vähennettyä sinulle tulevien viestien määrää.

Eroa sähköpostilistoilta

Sinun pitää erottaa työsi kannalta ne kaikista olennaisimmat asiat, ja karsia kaikki turha ja epäoleellinen pois. Siinä piilee hyvän sähköpostin hallinnan ydin.

Ala suhtautua kriittisesti joka ikiseen viestiin, jonka saat. Mieti, onko tämä työsi kannalta ehdottoman tärkeää vai voitko karsia sen pois. Ihmiset saavat yllättävän paljon viestejä erilaisten sähköpostilistojen kautta, ja nyt alat suhtautua kriittisesti niistä jokaiseen.

Sinun aikasi on arvokasta, mieti tarkasti kenelle haluat sitä lahjoittaa.

Älä ota vastaan kaikkia viestejä mitä sinulle lähetetään, vaan tee itsellesi selväksi, minkälaisia viestejä on tarpeellista vastaanottaa ja minkälaisia ei.

Aina kun saat sähköpostilistan kautta tulleen viestin, eroa jokaiselta listalta joka ei ole työsi kannalta ehdottoman tärkeä. Joko viestin lopussa on kohta Eroa sähköpostilistalta tai sitten lähetät viestin lähettäjälle viestin, että et halua enää vastaanottaa näitä viestejä.

Usein sähköpostilistojen kautta tuleva materiaali löytyy joka tapauksessa netistä tai verkkolevyltä. Tai viimeistään pääset niihin käsiksi ottamalla yhteyttä uudelleen viestin lähettäjään.

Lohdutuksen sanana epäilyksen hetkiin voi sanoa, että kaikille sähköpostilistoille pääsee kyllä aina takaisin, jos kova ikävä iskee.

Mutta todennäköisesti tunnet vain valtavaa helpotusta ja keveyttä, kun saat karsittua turhia asioita viemästä aikaa ja energiaa niiltä tärkeiltä asioilta.

Mieti sosiaalisen median rooli elämässäsi

Poista kaikki sähköpostiin tulevat sosiaalisen median ilmoitukset, kun joku on tykännyt tai kommentoinut julkaisuasi.

Sosiaalisen median ainoa halu on saada sinut luokseen niin usein kuin mahdollista ja niin kauaksi aikaa kuin mahdollista. Niinpä se yrittää houkutella sinua parinsa myös sähköpostin kautta tulevilla ilmoituksilla.

Päätä itse, mitä sosiaaliselta medialta haluat ja mikä on sen rooli elämässäsi.

Päätä kuinka usein ja kauanko haluat antaa omaa aikaasi sosiaaliselle medialle, älä anna sosiaalisen median tehdä sitä päätöstä sinun puolestasi. Ota kontrolli takaisin itsellesi.

Sähköposti on yksisuuntainen tiedonanto

Sähköposti mielletään usein ajantasaiseksi viestintävälineeksi, jolla on helppo käydä keskusteluja. Tämä on kuitenkin kaukana totuudesta.

Kun lähetät sähköpostiviestin toiselle, 3 asiaa täytyy tapahtua, että siitä tulee edes jonkinlainen keskustelun tynkä. Vasta silloin viestittelyyn on tullut edes jotakin vuorovaikutteisuutta.

  1. Vastaanottajan täytyy nähdä sinun viestisi kaikkien niiden inboxiin saapuneiden viestien joukosta.
  2. Vastaanottajan täytyy avata ja lukea sinun viestisi.
  3. Vastaanottajan täytyy vastata sinun viestiisi.

Nämä kaikki kolme asiaa ovat kuitenkin sellaisia, joita et voi kontrolloida.

Jos olet valmis jättämään asian etenemisen vastaanottajan harteille, saattaa sähköposti olla hyvä väline asian hoitamiseen. Mutta jos olet hoitamassa jotakin asiaa, joka pitää saada nopeasti etenemään, tartu mielummin puhelimeen ja sovi asia henkilökohtaisesti.

Et myöskään voi tietää vastaanottajan tilannetta viestiä lähettäessäsi. Hän saattaa olla sairaslomalla, työmatkalla, tuuraamassa kollegaa tai lomareissulla. Viestittelyn etenemisessä on siis valtavasti epävarmuustekijöitä, joihin et voi itse vaikuttaa.

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Näin vähennät tulevien viestien määrää".


Käytä sähköpostia vain silloin, kun se on paras tapa hoitaa asia

Sähköposti on helppo vaihtoehto, monesti liiankin helppo. Tämä johtuu siitä, että sähköpostin kirjoittaminen ei vaadi henkilökohtaista kontaktia toiseen eikä toisen suoraa tavoittamista. Tarvitsee vain vähän naputella sormilla ja painaa Lähetä.

Siksi sähköpostiin on helppo turvautua suuremmin miettimättä, onko viestin lähettäminen juuri tässä tilanteessa edes järkevää tai paras tapa hoitaa asia. 

Jos aloitat sähköpostikeskustelun asiasta, jonka hoitaisit hetkessä puhelimella, keräät itsellesi lisää viestejä ja lisää töitä tulevaisuuteen.

Sillä joudut todennäköisesti useampaan kertaan vastaamaan aloittamaasi viestiketjuun ja siitä esille nousseisiin kysymyksiin. Soittamalla saat saman asian hetkessä hoidettua, ja samalla myös vähennät saapuvien viestien määrää.

Jos kyse on useamman ihmisen välisestä keskustelusta, on yhteinen videopuhelu, puhelukierros, kokous tai vaikka yhteinen lounas aina nopeampi ja helpompi ratkaisu, kuin päiväkausia edestakaisin kulkeva ryhmäkeskustelu sähköpostin välityksellä, jossa jokaisen inbox täyttyy keskustelua koskevista viesteistä.

Sähköposti ei ole puhelimen korvaaja

Monesti ajatellaan, että sähköposti on viestintävälineenä tullut puhelimen rinnalle keskustelujen ja asioiden hoitamisessa. Tämä on kuitenkin kaukana totuudesta.

Kun asioita hoidetaan puhelimitse tai henkilökohtaisesti, on kyseessä ajantasainen, vuorovaikutteinen keskustelu.

Puhelimessa voi kysyä, vastata, keskustella ja ideoida, ja kaikki tapahtuu vuorovaikutteisesti ja samanaikaisesti yhden puhelun aikana. Puhelimessa kuullaan myös äänenpainot, tilanteisiin voi reagoida välittömästi ja väärinymmärryksen vaara on vähäinen.

Sen sijaan sähköposti on mauton, hajuton, väritön tapa hoitaa asioita. Ja sähköpostin kanssa asiat etenevät aina hitaasti yksi puheenvuoro kerrallaan.

Eli sähköposti ei ole tullut puhelimen rinnalle, vaan ennemminkin faksin tai perinteisen kirjeen korvaajaksi. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun miettii koska sähköposti todella on paras tapa hoitaa asiaa.

Harkitse ennen kuin lähetät viestin

Älä paina Lähetä-nappia ennen kuin olet harkinnut hetken. Älä edes kirjoita viestiä ennen pientä harkintaa. Sillä kaikki:

  • turhaan lähetetyt
  • ajattelemattomasti eteenpäin välitetyt
  • tai kaikille vastaanottajakentässä oleville vastatut viestit

johtavat yleensä uusiin vastauksiin, eli silloin keräät itsellesi lisää viestejä tulevaisuuteen.

Jos olet lähettämässä tiedoksi viestin työkaverille, joka työskentelee samassa rakennuksessa, käy hänen luonaan kertomassa asia henkilökohtaisesti tai mainitse asiasta vaikka kahvitauolla. Saatat hämmästyä, miten paljon enemmän saat ihmisistä irti ja miten paljon paremmin asiat etenevät, kun hoidat niitä kasvotusten.

Puhelimessa tilanteeseen tulee vuorovaikutteisuutta ja keskustelua, pelkän kasvottoman ja yksipuolisen viestin lähettämisen sijaan.

Jos olet kirjoittamassa tunteellista viestiä, älä lähetä sitä heti. Säästä viestin luonnos, nuku yön yli ja lue viesti seuraavana päivänä uudestaan tunteiden tasaannuttua. Usein ahdistavassa tilanteessa riittää, että saa purettua asian sydämeltään kirjoittamalla tai puhumalla, itse viestiä ei tarvitse yleensä lähettää.

Muista myös, että sähköpostit elävät ikuisesti. Jos olet viestissäsi arvostellut kolmatta osapuolta, et koskaan tiedä koska kyseinen viesti päätyy kolmannen osapuolen silmien alle. Ja silloin sinun on vaikea selitellä kirjoituksiasi.

Lähetä vähemmän viestejä, niin saat vähemmän viestejä

Kun alat tiedostaa oman vastuusi saapuvien viestien määrässä, niin löydät avaimet viestitulvan vähentämiseen. Eli jokaisella lähettämälläsi viestillä keräät itsellesi lisää viestejä tulevaisuuteen.

Opettele erottamaan tärkeät asiat joutavista. Jos pyrit pätemään sähköpostitse siellä täällä, keräät itsellesi viestejä sieltä täältä. Eli yksinkertaisesti sanottuna: Lähetä vähemmän viestejä, niin saat vähemmän viestejä.

Vastaa vain niihin viesteihin, joiden keskustelua haluat jatkaa.

Jos sähköpostikeskustelussa asia on selvä, ei tarvitse lähettää enää yhtään viestiä. Älä kuormita toisen sähköpostia turhilla viesteillä, äläkä kerää itsellesi lisäviestejä tulevaisuuteen.

Jos toinen osapuoli on lähettänyt sinulle sähköpostin, johon hän ei kaipaa vastausta, on asia hänelle loppuun käsitelty. Jos vastaat tuohon viestiin, avaat keskustelun uudelleen avoimeksi. Ja samalla avaat oven uusille viesteille.

Lopeta sähköpostipingis

Jokainen meistä on joskus ollut mukana pitkittyneessä viestikeskustelussa. Aina löytyy yksi kysymys lisää, ja viestiketju jatkuu päivästä, viikosta ja kuukaudesta toiseen.

Jos huomaat olevasi tällaisessa edestakaisessa viestittelyssä eli sähköpostipingiksessä, puhalla pilliin ja laita peli poikki.

Sillä harva asia on niin turhauttava kuin turhaan pitkittynyt viestiketju.

Usein sähköpostikeskustelua pitkitetään aivan turhaan. Aina löytyy jokin asia, jonka voi vielä kysyä uudessa viestissä. Kun huomaat olevasi mukana sähköpostipingiksessä tai saat viestin, jonka aavistat aloittavan edestakaisten viestien ketjun, tartu puhelimeen ja sovi asia kerralla.

Jos pelaat sähköpostipingistä:

  • Asia ei etene niin nopeasti kuin voisi.
  • Se on molempien osapuolien ajan ja energian tuhlausta.
  • Ja kaikki se turhaan viestittelyyn käytetty aika on pois muilta tärkeämmiltä asioilta. 

Siirrä samalla puhelimessa vastuu jatkokeskustelusta toiselle. Sano, että jos on vielä jotain epäselvää, soita minulle, niin hoidamme asia heti. Älä päästä keskustelua enää takaisin sähköpostiviestittelyyn, ellei siihen tule selkeästi uutta sisältöä.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.