Näin taltutat sähköpostiuteliaisuuden

tehokas sähköpostin hallinta

Sähköposti on hyvä renki, mutta huono isäntä

Sinun on otettava itseäsi niskasta kiinni, ja oltava sähköpostin isäntä. Jos alistut rengiksi, sähköposti kyllä kyykyttää sinua ja vie niin paljon aikaasi ja energiaasi, kuin vain olet valmis antamaan.

Jos annat sähköpostiuteliaisuuden voittaa, kuvittelet ehkä tietäväsi, mitä teet. Kurkistat vähän viestejä, ja poistelet sieltä turhia. Hetken saattaa tuntua siltä, että olet saanut jotakin aikaiseksi.

Mutta minkä tekemisen keskeytit kurkistaaksesi sähköposteihin? Ja käsittelitkö oikeasti yhtään tärkeää viestiä?

Ja mitä sinä saat siitä vastineeksi? Hetkellisen jännityksen siitä, onko uusia viestejä tullut. Kuin lapsi joululahjojen äärellä, tunnet, että tässä hetkessä kaikki on mahdollista. Mitä vain mielenkiintoista on voinut tulla sähköpostiisi sen jälkeen, kun varttitunti sitten sinne viimeksi kurkistit.

Entä mitä tapahtuu sen jälkeen, kun olet viettänyt varttitunnin sähköpostien parissa? Palaatko automaattisesti tekemään sitä tehtävää, mitä olit tekemässä, kun keskeytit tekemisesi? Vai siirrätkö sen tehtävän käsittelyä eteenpäin?

Kun luot sellaiset työskentelyolosuhteet, joissa sähköpostiuteliaisuus voi kukoistaa, tulee sähköpostista sinulle isäntä, ja sinä olet sen renki.

Sähköposti ei ole työsi

Varovaistenkin tutkimusten mukaan ihmiset käyttävät jopa 2-2,5 tuntia päivässä sähköpostin parissa eli 11 tuntia viikossa. Vietät siis 30% työajastasi sähköpostin parissa.

Eikä kyse ole pelkästään siitä, miten paljon työaikaa käytetään sähköpostien parissa. Kyse on myös siitä, miten monta kertaa päivän aikana keskeytetään itse työn tekeminen siihen, että käydään katselemassa sähköposteja.

Onkin hyvä muistaa, että sähköposti ei ole sinun työsi, se on vain yksi väline työntekoon. Nykyään työ ja sähköposti on sekoitettu samaan soppakulhoon, jossa toista on vaikea erottaa toisesta. Mutta on tullut aika ottaa sähköposti sieltä pois, ja siirtää se omalle paikalleen työvälineiden luokse.

Sillä sähköposti on työkalu siinä missä kynä, paperi ja puhelin.

Monesti ajatellaan, että on pakko olla jatkuvasti tavoitettavissa. Että työtään ei ole mahdollista hoitaa kunnolla, ellei jatkuvasti päivystä uusia saapuneita viestejä.

Mutta jos se ajatus sinusta tuntuu vaikealta, että et joka hetki olisikaan sähköpostin tavoitettavissa, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

  • Kun sinä lähetät toiselle osapuolelle sähköpostin, oletatko että vastaanottaja vastaa siihen tunnin sisällä?
  • Kun olit lomalla, pysyikö työpaikka pystyssä ilman, että olit jatkuvasti sähköpostin tavoitettavissa? 

Muista, että sähköposti ei ole tullut korvaamaan puhelinta, vaan on verrattavissa faksiin tai perinteiseen kirjeeseen.

Kun teet työtä, luot
Kun käyt läpi sähköposteja, reagoit

Ajatellaanpa hetki sähköposteja. Jokainen viesti haluaa sinulta jotain, se haluaa

  • sinun aikaasi
  • sinun huomiotasi
  • sinun vaivaasi
  • sinun rahaasi
  • että teet jonkin tehtävän
Eli inbox ei ole mitään muuta kuin pitkä lista muiden ihmisten agendoista sinun päiväsi varalle.

Ja jos vietät päiväsi täyttämällä pääsi sillä, mitä muut ihmiset sinulta haluavat ja sammutellen muiden ihmisten tulipaloja ja edistäen muille ihmisille tärkeitä asioita, olet jatkuvasti reagoivassa tilassa. Ja tuo reagoiva tila heijastuu helposti koko loppupäivään. Sinulle tärkeät asiat eivät etene, ja ahdistus tekemättömistä töistä kasvaa.

Sen sijaan kun teet työtä, edistät niitä asioita, jotka ovat sinulle tärkeitä. Saat itseluottamusta ja motivaatiota siitä, että saat tärkeitä asioita eteenpäin. Ja tuo positiivinen fiilis heijastuu loppupäivään, ja saat vietyä sen työpäivän jälkeen vielä kotiinkin.

Voit ajatella asiaa näin: Kumman työpäivän jälkeen sinulla on hyvä olla:

  • Sellaisen, jossa olet sammutellut toisten ihmisten tulipaloja pitkin päivää ja lykännyt itsellesi tärkeitä asioita?
  • Vai sellaisen, jossa sinulle tärkeät asiat ovat edenneet?

Vietä siis enemmän aikaa itsellesi tärkeiden asioiden parissa, ja vähemmän aikaa muille tärkeiden asioiden parissa.

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Näin taltutat sähköpostiuteliaisuuden".


Sähköposti on keskeyttäjistä suurin

On tehty monia tutkimuksia, joissa kysytään minkälainen olisi työntekijöiden unelmien työpäivä. Sellainen, jossa saisi työskennellä parhaalla tavalla, ja itselle tärkeät asiat etenisivät mahdollisimman hyvin.

Joku vastaa, että laiturin nokassa oman läppärin kanssa olisi kaikista paras tehdä töitä. Toinen vastaa, että kotisohva olisi kaikista miellyttävin työympäristö. Ja kolmannen mielestä kahvilan tasainen taustamelu tarjoaisi parhaat olosuhteet.

Harva ihminen vastaa, että omalla työpaikalla, omassa työpisteessä. Tämä kuvaa sitä, mitä ajattelemme työpaikan työrauhasta. Puhelin soi, kollega kävelee ovesta sisään, pomolla on asiaa, on kokouksia jne.

Mutta nykyaikana ylivoimaisesti suurin keskeyttäjistä on kuitenkin sähköposti, ja suurimman osan keskeytyksistä aiheutat sinä itse. Onneksi sähköposti on kuitenkin myös se, johon kaikista eniten pystymme itse vaikuttamaan.

Ajattele, miten paljon saisitkaan aikaiseksi ja miten paljon nauttisit tekemisestäsi, jos työskentelisit kokonaisen päivän ilman sähköpostia?

Tästä mielikuvasta saat hyvän käsityksen siitä, miten suuri häiritsevä vaikutus sähköpostilla nykyaikana on työntekoon.

Vaali tärkeää keskittymisen tilaa

Varjele sitä keskittynyttä tilaa, johon pääset, kun teet tärkeää tehtävää. Se on tila, jossa saat parasta jälkeä aikaiseksi, nautit eniten tekemisestä ja tehokkuus on huipussaan. Silloin itseluottamuksesi ja motivaatiosi ovat korkealla, koska tärkeät asiat etenevät.

Varjele sitä tilaa sähköpostiuteliaisuudelta.

Opeta itsesi arvostamaan tuota luovaa ja palkitsevaa tilaa, jossa olet kun keskittyneesti teet tärkeää tehtävää.

Kun teet tärkeää työtä, sammuta sähköpostiohjelma

Mietitään hetki sitä tilannetta, kun teet työtä keskittyneessä tilassa. Asiat etenevät hienosti. Sitten alalaitaan ilmestyy ilmoitus uusista viesteistä, tai kuuluu ping tai sovelluksen päälle ilmestyy numero.

Sillä hetkellä sähköpostiuteliaisuus aktivoituu.

Ja vaikka et heti menisikään katsomaan sähköposteja, tiedostat koko ajan, että uusia viestejä on tullut. Ja niin eräänä kauniina hetkenä, ennen kuin itse tajuatkaan, löydät itsesi inboxista viestejä katselemasta.

Eli kun teet tärkeää työtä, sammuta sähköpostiohjelma. Voit hyvin olla sähköpostin tavoittamattomissa tunnin-pari. Jos sinä aikana tulee jokin todellinen hätä, hoidetaan se asia puhelimella, ei sähköpostilla.

Ja kun tärkeä työ on valmis, voit taas avata sähköpostiohjelman.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.