Näin siivoat inboxin

tehokas sähköpostin hallinta

Tarvitset systeemin inboxin siivoamiseksi

Tiedän, että ajatus inboxin siivoamisesta tuntuu hurjalta, varsinkin jos sinne on ehtinyt kerääntyä nelinumeroinen määrä viestejä.

"Miten muka pystyisin siivoamaan tuhansia viestejä sisältävän inboxin, varsinkin kun sinne jatkuvasti tulee uusia viestejä hurjalla vauhdilla?"

Sinä pystyt siihen, ja minä autan sinua siinä. Tarvitset vain:

  • yksinkertaisen ja selkeän systeemin, miten sen toteutat
  • selkeitä ja näkyviä tuloksia heti alusta asti, että uskot itseesi ja jaksat eteenpäin

Ja tuon systeemin minä opetan tässä kirjoituksessa.

Opettele tuhoamaan viestejä

Nyt on aika aloittaa uudenlainen suhtautuminen sähköpostiviesteihin. Tästä eteenpäin suhtaudut kriittisesti kaikkia viestejä kohtaan. Tarkoituksena on alkaa nostaa tärkeät asiat vähäpätöisten yläpuolelle. Sillä juuri nuo lukuisat vähäpätöiset viestit vievät aikaa, tukkivat inboxin ja aiheuttavat ahdistusta ja stressiä.

Mieti tarkasti, mikä on sinun työsi kannalta oleellista, ja ala kasvattaa rohkeutta rajata kaikki muu ulkopuolelle. Jos otat vastaan kaiken sen tiedon, jota sähköpostin kautta saat, voit samantien muuttaa titteliksesi sähköpostien käsittelijä.

Mutta nyt on syytä tiedostaa se tärkeä asia, että sähköposti ei ole työsi, se on vain yksi työkalu töiden tekemiseen. Siinä missä kynä, paperi ja puhelin.

Eli saadaksesi inboxin siivottua kahden asian tarvitsee toteutua:

  1. Ala luottaa vaistoosi erottaa työsi kannalta sinulle tärkeät asiat.
  2. Tuhoa rohkeasti ja aggressiivisesti kaikki sen ulkopuolelle jäävä.

Kun olet sisäistänyt nämä kaksi asiaa, voimme aloittaa.

Aloita vanhimmista viesteistä

Jos inboxin siivoamisen aloittaa uusimmista viesteistä, menee hartiat nopeasti lyttyyn: "Enhän minä ehdi käsitellä tämänkään päivän viestejä, kun uusia tulee jatkuvasti. Saatikka lisäksi vielä noita vanhempia viestejä!"

Inboxin siivoaminen kannattaakin aloittaa kaikista vanhimmista viesteistä. Vanhojen viestien tuhoaminen on kaikista helpointa, koska suurin osa niistä ei ole enää millään lailla ajankohtaisia.

Voit rohkeasti tuhota kaikki vanhat aikoinaan ajankohtaiset viestit, kuten kokouksiin liittyvät asiakirjat ja pöytäkirjat, yrityksen vanhat tiedotukset, loppuneet projektit, kaikki tiedoksi tulleet viestit, kaikki viestit joissa olet kopiokentässä jne. Jos et niitä lukenut silloin kun ne olivat ajankohtaisia, tuhoa ne. Uudemmat kokoukset ja päivitykset ovat tehneet niistä vanhentuneita jo aikapäiviä sitten. Poista kaikki mainospostit ja kiertopostit, kissavideot ja muut turhat inboxin täytteet.

Vanhojen viestien käsittelemisessä on myös se loistava puoli, että ne eivät lisäänny.

Väitän, että vanhoista viesteistä helposti 95% on aivan turhia. Eli kun aloitat vanhoista viesteistä, opit olemaan aggressiivinen ja tuhoamaan viestejä. Ja mitä paremmaksi tulet vanhojen viestien tuhoamisessa, sitä helpompi sinun on käsitellä myös uudempia viestejä jatkossa. 

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Näin siivoat inboxin".


Toimi näin

Aivan ensiksi tee sähköpostiisi uusi kansio ja nimeä se Vanhat viestit. Tästä eteenpäin inboxin siivoaminen hoidetaan aina Vanhat viestit -kansiossa, ei inboxissa.

Tulet joka päivä käyttämään pienen ajan siihen, että käyt vanhoja viestejä läpi. Se on nopeasti tehty, 10 minuuttia riittänee. Mieti, mihin aikaan päivästä haluat käydä vanhoja viestejä läpi. Voit esimerkiksi joka päivä ennen lounasta varata 10 minuuttia vanhojen viestien läpi käymiseen, ja sitten palkita itsesi lounaalla.

Alussa tuo aika on hyvä merkitä kalenteriin, että muistat tehdä sen.

Joka päivä 1 kuukauden viestit läpi

Kun tulee se aika päivästä, että on aika siivota inboxia, toimi näin.

  1. Lajittele viestit aikajärjestykseen (yleensä tämä on asetuksena).
  2. Siirrä kaikista vanhimman kuukauden viestit Vanhat viestit -kansioon.
  3. Siirry Vanhat viestit- kansioon käsittelemään kaikista vanhimman kuukauden viestit.

Nyt näet heti, montako viestiä sinulla on tänään käsiteltävänä. Sanotaan, että sinulla on inboxissa viestejä 1,5 vuoden ajalta eli 18 kuukauden ajalta, ja kaikista vanhimman kuukauden viestejä on 12 kappaletta. Huomaat siis heti, että sinulla on tänään Vanhat viestit -kansiossa käsiteltävänä 12 vanhaa viestiä, eivätkä ne viestit siitä enää lisäänny.

Käydessäsi viestejä läpi näet jatkuvasti kuinka tilanne etenee, maaliviiva häämöttää ja kohta Vanhat viestit -kansio on tyhjä. Ja niin olet tilanteessa, ettei tänään enää tarvitse käsitellä yhtään vanhaa viestiä. Ja nyt sinulla on inboxissasi enää 17 kuukauden ajalta viestejä.

Käy viestit läpi järjestyksessä

Käsittele kaikki nuo 12 vanhaa viestitä Vanhat viestit -kansiossa saapumisjärjestyksessä. Älä hyppele, etsi helppoja viestejä, merkkaile tai liputtele.

Käy jokainen viesti läpi Kolmen T:n menetelmän mukaan:

  1. TUHOA: Jos viesti on turha -> poista viesti
  2. TEE: Jos viestissä on nopea tehtävä, jonka teet minuutissa-parissa, tee tehtävä heti -> poista viesti
  3. TEHTÄVÄLISTALLE: Jos viestissä on isompi tehtävä, kirjoita tehtävä tehtävälistalle, siirrä materiaali koneelle tai pilveen -> poista viesti

Todennäköisesti vanhoista viesteistä lähes kaikki on turhia, joten pääset heti poistamaan ne. Lopputulos on joka tapauksessa se, että saat poistettua yksi kerrallaan kaikki 12 viestiä Vanhat viestit -kansiostasi. Ja niin sinun inboxisi on tyhjentynyt yhden kuukauden verran vanhoista viesteistä.

Laske, monessako päivässä saat inboxin siivottua

Jos sinulla on inboxissa viestejä 1,5 vuoden ajalta eli 18 kuukauden ajalta, tarkoittaa se sitä, että siivoamalla yhden kuukauden viestit päivässä sinulla menee 18 arkipäivää, kun saat inboxin siivottua.

Voit käyttää alla olevaa taulukkoa apunasi inboxin siivoamisessa. Täytä taulukko, ja aloita inboxin siivous.

 

Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.