Näin kirjoitat viestin, johon saat myös vastauksen

tehokas sähköpostin hallinta

Sähköpostietiketti

Sähköpostiviestien kirjo on nykyään valtava: on selkeitä ja ytimekkäitä viestejä, on pitkiä ja epäselviä viestejä, ja on kaikkea mahdollista siltä väliltä. Viestien kirjoittamisesta onkin tullutkin aikamoinen Villi Länsi.

Tämä johtaa kuitenkin siihen, että tärkeitä viestejä on entistä vaikeampi löytää turhien viestien seasta, ja väärinkäsitysten vaara on suuri.

Olen luonut Sähköpostietiketin, jonka avulla opit kirjoittamaan sellaisia viestejä, jotka avataan ja joihin saat myös haluamasi vastauksen. Tässä kirjoituksessa opetan sinulle Sähköpostietiketin.

Otsikko on viestin ylivoimaisesti tärkein kohta

35% viestin vastaanottajista päättää otsikon perusteella, avaako viestin vai ei. Eli vaikka olisit kirjoittanut kuinka erinomaisen tekstiosuuden viestiisi, on se aivan turha, jos huonon otsikon vuoksi vastaanottaja ei edes avaa viestiä.

Hyvä otsikko koostuu 2 osasta:

  1. Toimintakehote, joka kertoo, mitä haluat vastaanottajalta
  2. Aihe tiivistettynä, jonka avulla vastaanottaja tietää mitä viesti koskee

Eli hyvin kirjoitettu otsikko kertoo kaiken oleellisen itse viestistä, vastaanottaja tietää mitä asia koskee ja mitä häneltä odotetaan. Avaamalla viestin vastaanottaja saa vain tarkempaa tietoa itse asiasta.

Kirjoittamalla otsikon eri tavoin sanot vastaanottajalle aivan erilaisia asioita. Otetaan esimerkki, jossa yritykseen ollaan valitsemassa uusi logo. Kirjoitetaan otsikko kahdella tavalla.

  • Tiedoksesi: Uusi logo valitaan

Vastaanottaja saa tästä otsikosta tiedon, että yritykseen ollaan valitsemassa uusi logo. Hän myös huomaa, että tämä viesti on hänelle vain tiedoksi. Hän siis tietää jo kaiken oleellisen.

Jos hän siis haluaa lisää tietoa aiheesta, voi hän avata viestin ja lukea sen. Mutta jos hänellä ei ole aikaa tai kiinnostusta, voi hän tuhota koko viestin avaamatta, koska viesti hänelle vain tiedoksi.

  • Valitse toinen: Kumpi on parempi logo?

Vastaanottaja saa tästä otsikosta tiedon, että yritykseen ollaan valitsemassa logoa. Ja enää kaksi logoa on jäljellä, ja hän pääsee itse vaikuttamaan siihen, kumpi logo valitaan.

Mielenkiinto herää, minkälaisia nuo logot ovat. Ja uteliaana hän avaa viestin, että näkee minkälaiset logot ovat jäljellä. Ja hän haluaa myös vaikuttaa siihen, että oikea logo varmasti valitaan.

Eli vaikka tilanne on periaatteessa aivan sama, saa erilainen otsikko vastaanottajassa aivan erilaisen reaktion.

Jos odotat vastaanottajalta toimia, kannattaa se ilmaista jo otsikossa. Ja jos et tarvitse vastaanottajalta vastausta, ilmaise se jo otsikossa. Näin teet vastaanottajalle ison palveluksen, koska hän voi kiireisenä aikana poistaa koko viestin avaamatta.

Jos otsikossa ehdotetaan suoraan jotakin toimintoa ja ilmaistaan asian kiireellisyys, on siihen helpompi tarttua ja vastata. Ja myös vastuu ratkaisun keksimisestä on vieritetty vastaanottajan harteille.

Vastaavasti jos otsikko vain kuvailee jotakin ongelmaa, tulee viestin avaamista lykättyä helpommin.

Moni kokeekin ahdistusta otsikoista, jotka ovat epämääräisiä, sellaisia viestejä tulee helpommin lykättyä.

Kirjoita selkeästi ja vain tarpeellinen

Kukaan ei tykkää lukea pitkiä sähköposteja, älä siis sinäkään lähetä niitä. 
Mitä selkeämmän ja ytimekkäämmän viestin lähetät, sitä paremmin varmistat tiedon perille menemisen.

Jos kirjoitat epämääräisen tai liian pitkän viestin: 

  • jää viestin lukeminen usein kesken, ja se jää helposti odottamaan sitä ”parempaa aikaa” tarttua siihen, eli todennäköisesti koko viesti lopulta unohtuu.
  • tai vastaanottaja ei välttämättä ymmärrä mitä häneltä haluat, ja asia tulee hoidetuksi väärin. 
  • tai saat lisää viestejä vastaanottajalta, joissa hän tiedustelee tarkemmin epäselvän viestin tarkoitusta, ja niin olet käynnistänyt sähköpostipingiksen.

Muista myös, että lukuisten peräkkäisten kappaleiden lukeminen on raskasta, ja niin lukeminen saattaa jäädä kesken. Käytä tekstissä apuna listoja ja numerointia, niin saat tiivistettyä ja selkeytettyä tekstiä, tekstin muoto kevenee selvästi ja sitä on paljon helpompi lukea.

Tutkimuksen mukaan 55% sähköposteista luetaan nykyään puhelimilla tai muilla kannettavilla älylaitteilla.

Tämä on hyvä ottaa huomioon, kun miettii viestin pituutta. Älylaitteilla luettaessa tilanne on yleensä hektinen, eikä ole mahdollisuutta lukea pitkiä viestejä. Älylaitteiden ruutu on myös pienempi, mistä syystä niitä pidetään lähempänä silmiä. Tämä on silmille raskaampaa, joten pitkien viestien lukeminen saattaa jäädä kesken.

Nyrkkisääntönä pidetäänkin usein 150 sanaa. Sitä pidempiä sähköposteja tulisi mahdollisuuksien mukaan välttää. Poista myös viestistä kaikki vanhentuneet tai epäoleelliset kohdat, tiivistä oleelliset asiat ja esitä ne selkeästi.

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Näin kirjoitat viestin, johon saat myös vastauksen".


Mene heti asiaan

Älä pakota viestin vastaanottajaa lukemaan kappaletolkulla tekstiä, ennen kuin hän ymmärtää mitä häneltä haluat.

Olet päässyt jo pitkälle, jos olet kirjoittanut selkeän otsikon, ja vastaanottaja on päättänyt avata viestin. Älä pilaa tilannetta kirjoittamalla viestin sisältöä liian pitkäksi, monimutkaiseksi tai hankalasti ymmärrettäväksi.

Poista ketjuuntuneista kirjeistä kaikki keskustelun osat, jotka eivät suoraan liity asiaan. 
Jos kirjoitat pitkiä rönsyileviä viestejä, on epätodennäköistä että vastaanottaja tekee mitä häneltä pyydät. 

Mielellään vain 1 kysymys / viesti

Ihmiset muistavat yleensä vain ensimmäisen tai viimeisen kysymyksen, ja unohtavat siten helposti vastata useampaan kysymykseen. Ja niin joudut lähettämään useampia viestejä saadaksesi vastauksen kaikkiin kysymyksiisi. 

Jos sinulla on useampi asia, jotka pitää käydä läpi tai joista pitää sopia toisen kanssa, sähköposti ei todennäköisesti ole paras väline asian hoitamiseen.

Sillä jos hoidat asiat sähköpostilla: 

  • Joudut lähettämään pitkän viestin, ja odottamaan ja toivomaan, että toinen vastaa tarkasti niihin kaikkiin kysymyksiisi, ja vielä mielellään vielä toivomassasi tärkeysjärjestyksessä. Se on aika paljon pyydetty toiselta.
  • Tai sitten joudut lähettämään toiselle useamman viestin, jokaisen eri aiheesta. Tällöin pommitat toista omilla asioillasi, ja saat helposti aikaan ahdistusta. Ja tilaat itsellesi suuren määrän viestejä tulevaisuuteen.

Jos sen sijaan tartut puhelimeen tai kävelet kollegan huoneeseen, ja samalla kertaa keskustelet kaikki agendalla olevat asiat läpi:

  • On ne nopeasti ja tehokkaasti hoidettu.
  • Voitte samalla sopia myös asioiden tärkeysjärjestyksestä, ja pysyt vastaamaan toisen kysymyksiin.
  • Aiheista yhdessä keskustellessa saatatte hyvinkin päätyä alkuperäistä ehdotusta parempiin ideoihin.
  • Ei jää avoimia kysymyksiä eikä väärinkäsitysten vaaraa ole.
  • Säästät teidän molempien aikaa ja vaivaa, ja asiat etenevät nopeammin.

Uusi keskustelu vaatii aina uuden viestin

Älä kirjoita uutta viestiä vastaamalla vanhan keskustelun viestiin. Jos aloitat uuden viestin, jossa

  • otsikko on Vs: Vanhan asian otsikko
  • ja itse viestissä on uuden tekstin alla pitkät pätkät vanhaa keskustelua,

ei vastaanottaja pysty päättelemään otsikosta mitä asiaa viesti koskee. Ja hän saattaa jättää viestin avaamatta, koska se otsikon mukaan koskee viestiketjua, joka on jo valmis. Ja itse viestin lukeminen saattaa jäädä kesken, koska se vaikuttaa niin pitkältä ja raskaalta.

Jos vanha viestiketju on valmis, lopeta se.

Kun aloitat uuden keskustelun, aloita puhtaalta pöydältä. Kirjoita ensin uusi tehokas otsikko, ja kirjoita sitten selkeä ja ytimekäs viestin sisältö.

Ennen lähettämistä tarkista viestin kieliasu ja ymmärrettävyys

Vältä liian tulkinnallista kieltä, ja varmista viestin selkeä ymmärrettävyys. Muista, että hyvätkin vitsit tai sarkasmi saattaa tulla väärin ymmärretyiksi, koska sähköpostiviestinnästä puuttuu ilmeet, eleet, äänenpainot ja vuorovaikutteisuus. 

Vältä omituisia fontteja ja värikkäitä taustoja, kyseessä ei ole taiteellinen työnäyte, vaan viestin välittäminen.

Muista, että kun kirjoitat viestiä, kirjoitat aina omista lähtökohdistasi: sinun kokemuksestasi ja sinun tietämyksestäsi. Vastaanottajalla on kuitenkin omat kokemuksensa ja tietämyksensä. Eli sinulle selvä viesti ei välttämättä ole hänelle selvä viesti. Silmäile viesti ennen lähettämistä vastaanottajan silmin, ja varmista että myös hän ymmärtää mitä olet sanomassa.

Kun vietät pienen hetken ajatuksella viestin parissa ennen lähettämistä, vältyt monelta väärinkäsitykseltä ja vähennät tulevien viestien määrää.

Vältä kopiokenttäviestjä ja joukkokirjeitä

Joillakin työpaikoilla on voimassa kielto, että sähköpostiviestin kopiokenttään ei saa liittää ketään. Jos sähköposti on tärkeä, pitää se lähettää suoraan asianomaiselle. Ja jos se ei ole niin tärkeä, ei sitä kannata lähettää.

Eli joko viesti on tärkeä vastaanottajalle tai se ei ole.

Tämä on hyvä pitää mielessä, kun harkitsee nimien lisäämistä kopiokenttään. Kopiokenttäviestit ovat myös juuri niitä viestejä, jotka yleensä ensimmäisenä lykätään tärkeämpien viestien tieltä.

Voi myös olla houkutteleva ajatus lähettää erilaista tietoa sisältävä viesti usealle ihmiselle, ja laittaa vastaanottajaksi se, jota viesti eniten koskee. Ja lisätä kopiokenttään ne, joita asia koskee vain osittain. Tämä on kuitenkin toisten ajan haaskausta.

Karsi viestistä aina kaikki vastaanottajalle turha teksti pois, ja lähetä se henkilökohtaisesti saatesanojen kera suoraan, ei kopiokentässä. Näin viesti myös todennäköisemmin avataan.

Muista, että jos lisäät viestiin useampia vastaanottajia, eri vastaanottajat saattavat kirjoittaa toisilleen kysymyksiä, jotka eivät koske sinua. Mutta osoitteita kopioidessaan he helposti laittavat myös sinut vastauskenttään, ja niin keräät itsellesi monesta suunnasta turhaa postia.

Mitä useammalle henkilölle lähetät viestin, sitä useampia vastauksia saat. Osa vastauksista tullee automaattisista vastauksista ja osa vastaanottajien vastauksista, ja osa heidän toisilleen esittämistä kysymyksistä, joissa olet mukana kopiokentässä.

Luodaan parempaa sähköpostikulttuuria

Stever Robbins kertoo artikkelissaan kuinka hän aikoinaan työskenteli eräässä työpaikassa, jossa pomo vaati rahaa jokaisesta hänelle lähetetystä sähköpostista. Aina, kun alainen lähetti pomolle sähköpostia, piti hänelle maksaa viisi dollaria.

Tämän seurauksena pomolle tulevien sähköpostien määrä vähentyi rajusti, viestien sisällön tärkeys moninkertaistui ja työntekijätkin viihtyivät työssään paljon paremmin sähköpostitulvan vähennyttyä.

Toivon, että aletaan yhdessä luoda Suomeen parempaa sähköpostikulttuuria, jossa

  • lähetettyjen viestien määrä on alhainen
  • ja lähetettyjen viestien laatu on korkea.

Eli tiivistettynä: Lähetä toiselle aina sellaisia viestejä, joita itse haluaisit vastaanottaa.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.