Näin arkistoit viestit järkevästi

tehokas sähköpostin hallinta

Sähköpostimaailman loputon bittiavaruus

Ajatellaanpa hetki perinteistä mappikaappia. Sinne laitetaan mappeja yksi toisensa jälkeen, ja kohta kaappi on täynnä. Sitten on vaihtoehtona joko hankkia siihen viereen uusi kaappi tai poistaa kaapista turhia mappeja, että sinne mahtuu taas uusia.

Kun taas ajatellaan sähköpostimaailmaa ja bittiavaruutta, niin se tuntuu pohjattomalta suolta. Sinnehän voi arkistoida mitä vaan!

Mutta vaikka sähköpostikansioihin olisikin mahdollista arkistoida mitä vain, se ei tarkoita sitä, että siinä olisi mitään järkeä.

Tässä kirjoituksessa kerron, miten arkistointi kannattaa tehdä järkevästi niin, että kaikki tärkeät viestit löytyvät helposti ja että arkistointia on helppo hallita. Lisäksi kerron pari kikkaa, jolla voi helpottaa muistamista ja saada mielenrauhaa päiviinsä.

Älä automatisoi viestejä kansioihin

Viestien automatisointi kansioihin on lähes poikkeuksetta huono ajatus. Ajatellaanpa hetki, että sinulla siirtyy automaattisesti viestejä erilaisiin kansioihin. Sinulla on kaksi tapaa hoitaa asia:

  1. Joko menet useamman kerran viikossa tarkistamaan, että noihin kansioihin ei ole mennyt tärkeitä viestejä. Eli vietät paljon aikaa kansioiden ja viestien parissa, joista suurin osa on täysin turhia.
  2. Tai et käy säännöllisesti lainkaan tarkistamassa noita kansioita, koska olet päättänyt, että kaikki niissä olevat viestit ovat kuitenkin turhia. Silloin herää kysymys, miksi ihmeessä arkistoit kansioittain turhia viestejä?

Eikä automatisointiin kannata ikinä täydellisesti luottaa, joten joka tapauksessa sinun kannattaisi välillä käydä tarkastamassa, onko sinne eksynyt joku oikeasti tärkeä viesti. Ja niin vietät aikaa noiden kansioiden parissa joka tapauksessa.

Opettele mielummin siihen, että jokainen kansioissa oleva viesti on sinun itse sinne laittama, tiedät mitä siellä on ja että siellä on vain oikeasti tärkeitä viestejä.

Arkistoinnin tärkein sääntö

Ennen kun aloitat sähköpostikansioiden järjestämisen, kannattaa sinun sisäistää arkistoinnin ensimmäinen ja tärkein sääntö, se pätee kaikenlaiseen varastointiin ja arkistointiin.

Arkistoi vain jos on pakko!

Keskity käsittelemään aina tuoreimmat viestit nopeasti, äläkä varastoi niitä ellei ole ihan pakko.

Muista, että kaikenlainen turha varastointi:

  • lisää kaaosta,

  • vaikeuttaa tärkeiden asioiden löytämistä

  • ja tekee sinusta vähitellen hamsterin. 

Opettele mielummin luottamaan vaistoosi, joka kertoo sinulle, mitkä viestit ovat niin tärkeitä että ne pitää arkistoida, ja mitkä voi rohkeasti heittää pois. Näin kevennät elämääsi huomattavasti ja tärkeät tiedostot löytyvät helpommin.

Ja karsittuasi turhat viestit pois, jää sinulle enemmän aikaa niiden tärkeiden asioiden parissa. 

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Näin arkistoit viestit järkevästi".


Viestit ovat ajankohtaisia saapuessaan

On tärkeää tiedostaa, että suurin osa viesteistä on ajankohtaisia vain saapuessaan. Ja koska viestien ajankohtaisuus nykymaailmassa menee nopeasti ohi, on vanhenevien viestien kerääminen täysin turhaa.

Ja viestimäärän lisääntyessä liikaa kansioissa vaikeutat tärkeiden viestien löytymistä vähemmän tärkeiden viestien joukosta.

Jotta sinun kannattaa edes harkita jonkun viestin arkistointi, pitää kaksi asiaa täyttyä:

  1. Viestin pitää olla tärkeä.
  2. Viestin ajankohtaisuuden pitää säilyä.

Älä varastoi sellaisia viestejä, jotka ovat kyllä tärkeitä, mutta joiden ajankohtaisuus on ohimenevää. Nykyaikana uusia, ajankohtaisempia viestejä tulee jatkuvasti, joten pidä rima korkealla niiden viestien suhteen, jotka päästät arkistoihisi.

Mitkä viestit sähköpostikansioon ja mitkä tietokoneelle?

Inboxiin tulee paljon erilaisia viestejä, joista osa on sen verran tärkeitä, että ne on hyvä säilyttää. Mutta mihin sinä sitten arkistoit noita tärkeitä viestejä, sähköpostikansioihin vai tietokoneelle tai pilveen?

Hyvä nyrkkisääntö on, että jos viesti sisältää liitteitä, siirrä nuo liitteet omalle koneellesi tai pilveen (ja jos viestissä on tehtävä, kirjoita se tehtävälistalle), ja sen jälkeen voit poistaa koko viestin.

Jos kyseessä taas on kevyempi viesti, joka sisältää vain tekstiä tai linkkkejä, siirrä viesti sähköpostikansioon.

Tee kansiot tärkeille aiheille

Tee kaikille oman työsi kannalta tärkeille aiheille omat sähköpostikansiot, ja nimeä ne niin että sieltä on mahdollisimman helppo löytää oikeat viestit. Alla muutamia esimerkkejä hyvistä sähköpostikansioista.

Projektit

Tee tarvittaessa jokaiselle projektille oma sähköpostikansio, jonka nimeät projektin oman nimen mukaan. Siirrä tärkeät projektia koskevat viestit kyseisen projektin kansioon aina käsiteltyäsi ne. Poista kuitenkin kaikki projekteihin liittyvät vähemmän tärkeät viestit inboxista heti luettuasi ne, niitä ei kannata turhaan varastoida.

Säilytä kansiota projektin ajan, ja projektin loputtua voit poistaa koko kansion viesteineen.

Sisäiset asiat

Intrassa kerrotaan yleensä työpaikan ajankohtaisista asioista, mutta aina löytyy sellaisia henkilökohtaisia asioita, joita tiedustellaan työpaikalla sähköpostitse. Näille viesteille kannattaa tehdä oma kansio, sen voi nimetä Sisäiset asiat. Siirrä sinne kaikki työpaikan sisäisiin asioihin liittyvä tärkeä materiaali.

Jos kyselet vaikka palkanlaskijalta tietoa jäljellä olevista lomapäivistä, on nuo viestit helppo löytää Sisäiset asiat -kansiosta.

Luettavaa

Saatko sähköpostitse tiedoksesi paljon materiaalia, johon olisi hyvä tutustua sitten, kun siihen löytyy aikaa? Tai seuraatko monia blogeja tai olet useilla mielenkiintoisilla sähköpostilistoilla, mutta aikaa ei tunnu riittävän sen kaiken lukemiseen? Tee näille luettaville materiaaleille oma kansion, jonka voit nimetä Luettavaa.

Suhtaudu Luettavaa-kansioon kuitenkin varauksella, sillä sinne saattaa helposti kerääntyä paljon viestejä, joihin ei kuitenkaan tunnu löytyvän aikaa. Käy kerran kuussa läpi kansion viestejä, ja poista vanhentuneita ja turhaksi osoittautuneita viestejä. Poistu samalla niiden sähköpostilistalta.

Matkat

Nykyaikana kaikki matkoihin liittyvät tositteet - varaukset, tiedot lipuista, vahvistukset ja muut matkustamiseen liittyvät tärkeät asiakirjat - lähetetään sähköpostilla. Jos olet lähdössä matkalle, siirrä kaikki matkaan liittyvät sähköpostit, liput ja varaukset Matkat-kansioon. Näin ne ovat kaikki samassa paikassa, aina kännykän myötä lähelläsi ja helposti löydettävissä koko matkan ajan.

Ja kun matka on ohi, on helppo tyhjentää koko kansio. Tai jos sinun pitää tehdä matkalasku, löytyy kaikki matkoihin liittyvät tiedot Matkat-kansiosta, ja matkalaskun tekeminen käy helposti.

Tee Odotetaan vastausta -kansio

Onko sinulle koskaan käynyt niin, että yrität muistella että lähettikö jo jonkun tärkeän viestin? Tai että onko se vastaanottaja muuten vastannut vielä? Tai kenelle minä sen oikein lähetinkään? Tai että mitä minä siihen viestiin oikein kirjoitin?

Kannattaa tehdä uusi kansio, jonka nimeät Odotetaan vastausta. Siirrä sinne kaikki ne lähettämäsi viestit, joihin odotat vielä vastausta. Eli heti lähetettyäsi tärkeän viestin mene Lähetetyt-kansioon, ja siirrä lähettämäsi viesti Odotetaan vastausta -kansioon.

Näin kaikki viestit, joihin odotat vastausta, ovat hyvässä tallessa. Eikä sinun koskaan tarvitse erikseen muistaa, mihin viesteihin odotat vielä vastausta.

Käy pari kertaa viikossa tarkastamassa Odotetaan vastausta -kansio, ja muistuta tarvittaessa sellaista vastaanottajaa, joka ei ole vielä vastannut viestiisi. Samalla voit poistaa kansiosta sellaiset viestit, joihin olet jo saanut vastauksen.

Laita tärkeät lähetetyt viestit heti talteen

Tärkeistä lähetetyistä viesteistä on hyvä jäädä todiste itselle. Mutta ei kuitenkaan kannata säilyttää koko Lähetetyt-kansion sisältöä eli tuhansia lähetettyjä viestejä vain siksi, koska siellä joukossa on muutama tärkeä viesti.

Opettele siihen, että aina kun olet lähettänyt tärkeän viestin, mene välittömästi Lähetetyt-kansioon ja siirrä kyseinen viesti sen aiheen omaan sähköpostikansioon. Eri sähköpostiohjelmat toimivat tässä asiassa vähän eri lailla, mutta periaate on sama.

Eli laita jokainen tärkeä lähetetty viesti talteen heti lähettämisen jälkeen.

Kun siirrät tärkeät lähetetyt viestit heti talteen projektin omaan sähköpostikansioon, ovat ne aina tallessa ja helposti löydettävissä. Ja jos tulee tilanne, että toinen osapuoli sanoo, että ei tällaisesta asiasta ole sovittu, tiedät heti mistä kansiosta löydät kyseisen lähettämäsi viestin ja voit lähettää sen uudelleen tiukempien saatesanojen kera.

Saat mielenrauhaa ja varmuutta, kun tiedät että sinulla on tallessa, mustaa valkoisella, kopio kaikista tärkeimmistä lähettämistäsi viesteistä. Ja nyt voit tyhjentää Lähetetyt-kansion koska vain ilman, että sinun tarvitsee pelätä tuhoavasi samalla tärkeitä viestejä.

Käy kansioita välillä läpi ja tyhjennä

Sähköpostikansiot pysyvät hyvässä järjestyksessä vain, jos niitä käy säännöllisesi läpi, ja poistaa sieltä turhia viestejä ja turhia kansiota. Muuten kansioiden ja niissä olevien viestien määrä vain kasvaa jatkuvasti, ja sähköpostikansioiden hallinnasta tulee hankalaa.

Jos et säännöllisesti poista vanhaksi käyneitä viestejä, sisältävät kansiot paljon turhia ja vanhentuneita viestejä ja vain vähän tärkeitä ja ajankohtaisia viestejä. Silloin kansioiden toimivuutta on vaikea hallita, ja ennen kaikkea on vaikeampi löytää niitä tärkeitä viestejä, koska turhat viestit vievät niiltä liikaa tilaa ja huomiota.

Merkitse pari kertaa vuodessa kalenteriin aika, jolloin käyt sähköpostikansioiden rakennetta läpi. Hyvä aika kansiorakenteen läpi käymiselle on esimerkiksi ennen joululomaa ja ennen kesälomaa.

Merkitse ajoissa kalenteriin tunnin kalenterivaraus, jolloin annat kaiken aikasi ja huomiosi sähköpostikansioille. Katso silloin kriittisesti kaikkia sähköpostikansioita ja niiden sisältämiä viestejä:

  • Poista turhat viestit kansioista.
  • Poista turhaksi käyneet kansiot.
  • Yhdistä tarvittaessa olemassa olevia kansioita tai tee kokonaan uusia tarpeellisia kansioita.

Näin voit palata lomalta rauhassa tietäen, että tilanne on hallussa.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.