Mitä sinun inboxisi kertoo sinusta?

tehokas sähköpostin hallinta

Inbox kertoo työskentelytavoistasi

Et ole ehkä tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostisi kertoo sinusta.

Luin Joost Woutersin kirjoittaman artikkelin, jossa hän kertoo miten konsulttivuosinaan hän näki lukuisten erilaisten ihmisten sähköposteja, ja oppi sitä kautta tulkitsemaan ihmisten ominaisuuksia heidän inboxiensa perusteella.

Hän kertoi eräälle johtajalle, että pystyy kertomaan sähköpostin perusteella, minkälainen johtaja tämä on. Johtaja ei uskonut häntä, mutta haastoi Woutersin yrittämään.

Käydessään johtajan inboxia läpi Wouters huomasi seuraavia asioita:

Johtajan sähköpostissa oli paljon viestejä, joissa oli toimintakehotus asioihin, jotka eivät liittyneet hänen omaan vastuualueeseensa.

  • Sen johdosta Wouters kertoi johtajan olevan joko liian kiltti ihminen, jolla oli vaikeuksia sanoa ei. Tai sitten johtajalle oli epäselvää, mikä hänen todellinen työnkuvansa ja vastuualueensa oli.

Sitten hän tutustui johtajan sähköpostikansioihin ja teki seuraavia huomioita:

Johtajan arkistointisysteemi oli järjestetty erittäin yksityiskohtaisesti. Hänellä oli lähes 300 sähköpostikansiota, jotka kaikki jakautuivat vielä 4–5 kansiota syväksi. Monissa kansioissa oli vain yksi viesti.

  • Wouters päätteli tästä, että johtajalla oli vaikeuksia tehdä päätöksiä. Hän päätteli myös, että johtaja ei todennäköisesti aktiivisesti etsinyt tapoja laittaa tehtäviä tärkeysjärjestykseen, vaan ennemminkin odotti saapuvia viestejä. Ja aina teki sitä mitä inboxissa olevat viestit kertoivat, että hänen pitäisi tehdä.

Johtaja kuunteli Woutersin analyysiä, ja myönsi hieman harmistuneena, että kuvaus oli osunut aika lähelle maalia.

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Mitä sinun inboxisi kertoo sinusta?".


Kurkistus omaan inboxiin

Ota hetki ja katso omaa inboxiasi ja omia sähköpostikansioitasi ulkopuolisen silmin. Mieti, miltä ne ulkopuolisesta näyttävät ja minkälaisen kuvan ne antavat työskentelytavoistasi.

Kun nyt katsot omaa inboxiasi, niin mitä se kertoo sinulle? Minkälaisia viestejä sieltä löydät? Henkilökohtaisia viestejä, työviestejä, viihdepostia, hoitamattomia asioita, merkityksettömiä viestejä vai tärkeitä viestejä? Vai kaikkia edellä mainittuja sekaisin?

Kuinka paljon viestejä on kokonaisuudessaan, ja paljonko niistä on lukemattomia? Kuinka vanhoja ovat kaikista vanhimmat viestit?

Onko viestejä arkistoitu sähköpostikansioihin, ja jos, niin toimiiko järjestelmä? Onko kansioita sopiva määrä, onko sinne arkistoitu vain tärkeitä viestejä ja löytääkö sieltä helposti sen mitä etsii?

Onko tapasi käsitellä sähköpostia niin hyvä, kuin haluaisit? Vai haluaisitko muuttaa tilanteen?  

Haluatko muuttaa tilanteen paremmaksi?

Jokainen viesti inboxissa on keskeneräinen asia ja siten taakka takaraivossa. Jos haluat vapauttaa itsesi lukuisten keskeneräisten viestien taakasta, käy lukemassa edellinen kirjoitus, jossa opetan miten inboxin saa siivottua melko pienellä vaivalla ja nopeasti.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.