Miksi viestien varastointi inboxiin on surkea ajatus

tehokas sähköpostin hallinta

Ihminen muistaa parhaiten keskeneräiset asiat

Monet ihmiset käyttävät inboxia viestien suurvarastona, jossa säilytetään valtava määrä luettuja ja lukemattomia viestejä. Kerron tässä artikkelissa, miksi se on surkea ajatus.

Ennen ihmisillä oli inboxissaan kymmeniä viestejä, mutta nykyään tilanne on pahentunut, lähes poikkeuksetta tuo määrä on satoja, jopa tuhansia. Harva kuitenkaan muistaa, että jokainen käsittelemätön viesti on käytännössä keskeneräinen asia, ja liialliset keskeneräiset asiat aiheuttavat aina stressiä ja ahdistusta.

Kyse on ns. Zeigarnik-efektistä eli ihminen muistaa parhaiten keskeneräiset asiat.

Eli kun saat jonkin asian valmiiksi, on sinun helppo päästää siitä irti ja jatkaa eteenpäin. Mutta kun asia jää kesken, jää se roikkumaan mieleen. Ja jos sinulla on satoja tai tuhansia käsittelemättömiä viestejä inboxissa, on sinulla satoja tai tuhansia keskeneräisiä asioita kilpailemassa huomiostasi ja painamassa takaraivossasi.

Miksi ihmiset varastoivat inboxiin valtavasti viestejä?

Väitän, että ihmisten rohkeus karsia turhia asioita pois on nykyään heikko. Tämä ei välttämättä johdu siitä, että ihmisten kyky käsitellä asioita olisi heikentynyt, vaan lähinnä siitä, että saatavilla olevan tiedon määrä on nykyään niin valtava.

Elämme informaatioähkyn aikakautta.

Ja vaatii rohkeutta sulkea portit kaikelta siltä tiedolta, jota on mahdollista saada, mutta jota ei ehdottomasti tarvitse. Vaatii rohkeutta tunnistaa, mikä on oikeasti oleellista työni kannalta ja karsia turha pois. Helpompaa on vain säilyttää kaikkea mahdollista, jos sitä joskus sattuisi vaikka tarvitsemaan...

Koska kaikki tuo tieto on niin helposti saatavilla, ja usein vielä omassa inboxissa, moni päätyy tuttuun ajatusmaailmaan, että parempi säilyttää pahan päivän varalle. Eletään varman päälle. Kaikkea mahdollista on säilytettävä, jos sitä joskus sattuisi vaikka tarvitsemaan.

Mutta tämä johtaa vain siihen, että vähäpätöiset asiat vievät enemmän ja enemmän aikaa ja tilaa niiltä tärkeiltä asioilta. Ja tietoähkyn tilassa on vaikeampi keskittyä oleelliseen.

Ajatusmaailma juontaa juurensa kodista

Tämä on tuttu ajatusmalli jo kodin olosuhteista. Säilytetään kaappien perällä ties minkälaista jonninjoutavaa tavaraa, jos sitä joskus sattuisi vaikka tarvitsemaan. Ajatuksessa on tiettyä romantiikkaa, mutta käytännössä se ei toimi lainkaan.

Sillä sinun pitäisi muistaa ulkoa jokaikinen noista vuosien varrella pahan päivän varalle varastoiduista tavaroista, että tarpeen vaatiessa voisit kaivaa sen kaapin pohjalta esiin. Mutta käytännössä tilanne etenee yleensä näin.

Jokin tavara menee rikki ja menet kauppaan ostamaan uuden tavaran tilalle:

  • Ostat kaupasta uuden, ja samalla pari varakappaletta, jos joskus sattuisit vaikka tarvitsemaan.
  • Kotona laitat varakappaleet hyvään jemmaan, mutta vuosien kuluessa unohdat ne.
  • Ja kun tavara menee taas rikki, menet kauppaan ostamaan uuden. Ja samalla ostat pari varakappaletta pahan päivän varalle, koska et enää muista niitä 6 vuotta sitten jemmaan laitettuja varakappaleita.
  • Ja niin sinulla on kahdessa eri paikassa varastoituna näitä varakappaleita, joista kumpaakaan jemmaa et kohta enää muista.
Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Miksi sähköpostien varastointi inboxiin on surkea ajatus?".


Miksi hakukomennoilla etsiminen ei toimi?

Säilytätkö inboxissasi valtavasti viestejä ja ajattelet, että kun tarvitset niitä tärkeitä viestejä, niin sitten hakukomennolla haet niitä sieltä inboxista? Tässä on yksi perustavaa laatua oleva ongelma:

Voit hakea hakukomennolla vain niitä viestejä, jotka muistat ulkoa.

Ja tuskin muistat ulkoa satoja tai tuhansia viestejä, eikä se edes olisi millään lailla järkevää muistikapasiteetin käyttöä tai tehokasta tehtävien organisointia.

Eli käytännössä vanhat viestit painuvat alemmas ja alemmas samalla, kun uusia viestejä saapuu inboxiin. Muistat huonommin ja huonommin kaikki vanhat alas painuneet viestit. Ja niin sinulla on kaksi huonoa vaihtoehtoa:

  1. Käyt pari kertaa viikossa katsomassa kaikki nuo tuhannet viestit ja tarkistat, että mitään tärkeää ei ole päässyt unohtumaan.
  2. Tai silmäilet vain uusimpia viestejä ja toivot, että nuo tuhannet viestit eivät sisällä mitään tärkeää.

Kummassakaan vaihtoehdossa ei ole mitään järkeä.

Jos ajattelet vaihtoehtoa 1, et varmasti halua käyttää joka viikkoa paria tuntia tuhansien viestien läpi kahlaamiseen, viestien, joista lähes kaikki on turhia. Tai jos ajattelet vaihtoehtoa 2 ja luotat, että kaikki tärkeät viestit ovat siellä uusimpien viestien joukossa, herää kysymys:

Miksi ihmeessä säilytät inboxissasi valtavia määriä turhia viestejä? Eikö niiden paikka olisi roskiksessa?

Turhan varastoinnin seuraukset

Turhien asioiden varastointi ei koskaan kannata, oli sitten kyse kodissa varastoitavista turhista tavaroista tai inboxissa varastoitavista turhista viesteistä. Älä opeta itseäsi varastoimaan sellaisia asioita, joita et tarvitse, sillä kaikenlainen turha varastointi:

  • lisää kaaosta
  • vaikeuttaa tärkeiden asioiden löytämistä
  • ja tekee sinusta vähitellen hamsterin.

Mitä enemmän inboxissa on kaikenmaailman viestejä, sitä vaikeampi sieltä on löytää niitä tärkeitä viestejä. Mitä enemmän siellä on vähäpätöisiä ja turhia viestejä, sitä enemmän aikaa vietät asioiden parissa, jotka eivät ole sinulle millään tavalla tärkeitä. Ja sitä enemmän kärsit ahdistuksesta ja stressistä, koska inbox pursuaa ja tuntuu siltä, että tuhat asiaa on kesken.

Vaikka todellisuudessa, jos rohkeasti tuhoat sieltä kaikki mahdolliset viestit jotka eivät ole sinun työsi kannaltasi ehdottoman tärkeitä, jää jäljelle vain kourallinen viestejä.

Sillä todella tärkeitä viestejä inboxissa on yllättävän vähän.

Ja silti ne ovat juuri nuo turhat viestit, jotka tukkivat inboxin ja tuovat mukanaan ison liudan epätoivottuja seurauksia: stressiä, ahdistusta, keskeytyksiä, riittämättömyyden tunnetta, ajanpuutetta ja hermojen menetystä.

Ja ennen kaikkea muistuttavat sinua suomen kielen inhottavimmasta sanasta: pitäisi. Niin monta asiaa, joita sinun pitäisi käydä läpi, jos vaan joskus olisi sitä "parempaa aikaa".

Opettele erottamaan työsi kannalta tärkeimmät asiat ja panosta niihin

Jotta inboxin saisi taas kuriin, pitää ihmisten alkaa luottaa omaan vaistoonsa erottaa tärkeät asiat turhista. Pitää käyttää enemmän aikaa siihen, että mietitään mitkä ovat sinun työsi kannalta ne kaikista tärkeimmät ja oleellisimmat asiat. Ja sitten rohkeasti karsia kaikki sen ulkopuolelle jäävä pois.

Mitä rohkeammin uskallat tuhota turhia viestejä inboxista, sitä enemmän sinulle jää aikaa niiden oikeasti tärkeiden tehtävien kanssa. Ja sitä vähemmän kärsit pursuavan inboxin aiheuttamasta ahdistuksesta, stressistä ja riittämättömyyden tunteesta.

Käy lukemassa, miten voit siivota inboxin pienellä vaivalla ja melko nopeasti.

Päätä itse, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä, ja karsi turhat tieltä pois.

Älä anna turhien viestien tukahduttaa sinun kykyäsi keskittyä työsi kannalta kaikista oleellisimpaan.

Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.