Miksi työpaikoilla tarvitaan sähköpostikoulutusta?

sähköpostin hallinta

1. Enemmän aikaa itse työntekoon

Tutkimusten mukaan sähköposti vie keskimäärin 2-2,5 tuntia aikaa työpäivästä. Tämä tarkoittaa sitä, että 30% työajasta kuluu sähköpostin parissa. On kuitenkin tärkeää huomata, että kaikki turha sähköpostiin käytetty aika on pois itse työnteolta.

Kun sähköpostia opitaan käsittelemään järkevästi, vie se enää vähän aikaa ja vaivaa työpäivästä. Sähköpostiin käytetty aika voidaankin helposti puolittaa, kun opitaan käyttämään sähköpostia tehokkaasti ja järkevästi.

2. Saapuvien viestien määrä vähenee

Ihmiset vastaanottavat työssään niin paljon sähköpostiviestejä, että he tuntuvat musertuvan jatkuvan viestitulvan alla. Ahdistus ja riittämättömyyden tunne kasvavat, eikä kaikkia viestejä saada käsiteltyä ajoissa.

Usein kuitenkin unohdetaan, että itse voidaan vaikuttaa siihen miten paljon viestejä saadaan. Kun opitaan rakentamaan patoa tulevia viestejä vastaan, ei viestejä tule enää niin paljoa.

3. Opitaan kirjoittamaan viestejä, joihin saadaan myös vastauksia

Sähköpostia käytetään paljon, mutta silti asiat eivät etene niin nopeasti kuin voisivat. Viestejä ei avata tai lueta loppuun, viestejä ymmärretään väärin ja sähköpostia käyttäessä asiat eivät usein etene niin nopeasti kuin voisivat.

Luomani Sähköpostietiketti opettaa työntekijöitä kirjoittamaan viestejä, joihin saadaan myös vastauksia. Silloin viesteihin saadaan vastauksia, asiat etenevät nopeammin ja väärinkäsitysten vaara poistuu.

4. Työntekijöiden stressi vähenee

Tutkimuksen mukaan jatkuva sähköpostin katselu aiheuttaa stressiä. Lisäksi ahdistusta aiheuttaa jatkuva saapuvien viestien tulva ja puuttuvat menetelmät noiden viestien tehokkaaseen käsittelemiseen.

Kun sähköpostia opitaan käsittelemään oikein, vie se enää vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua. Silloin stressi ja ahdistus väistyvät, mikä johtaa työmotivaation nousuun ja parempaan työn jälkeen.

5. Tehtäviä ei unohdu tai jää hoitamatta

Moni käyttää inboxia viestien suurvarastona ja tehtävälistana. Inboxiin kerääntyy satoja tai tuhansia viestejä, ja kun jotakin viestiä tarvitsee, etsitään sitä hakukomennolla. Tässä on se perustavaalaatua oleva ongelma, että voit hakea vain niitä viestejä, jotka muistat ulkoa. Ja tuskin muistat ulkoa tuhansia viestejä.

Kun opitaan käyttämään tehtävälistaa erikseen inboxista, voidaan luottaa siihen että kaikki tehtävät on kirjattu ylös yhteen ja samaan paikkaan, eikä mikään asia unohdu tai jää hoitamatta.

6. Työhön keskittyminen paranee

Yllättäen suurin keskeyttäjä työpäivän aikana ei ole kokoukset, kollegat tai puhelin, vaan ylivoimaisesti suurin keskeyttäjä on sähköposti. Ihmiset keskeyttävät työtänsä pahimmillaan jopa 30 kertaa tunnissa katsoakseen, mitä viestejä inboxiin on tullut.

On tärkeää oppia taltuttamaan sähköpostiuteliaisuus, ja oppia vaalimaan sitä tärkeää keskittymisen tilaa, joka mahdollistaa oman työn kannalta tärkeiden asioiden etenemisen. Silloin työnteko maistuu, työn jälki on hyvää ja tehokkuus korkealla.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.