Miksi tarvitset sähköpostirutiinin?

tehokas sähköpostin hallinta

Paljonko aikaa annat sähköpostille?

Niin kauan kun et ole miettinyt:

  • kuinka monta kertaa päivässä käyt viestit läpi
  • mihin aikaan päivästä käyt viestit läpi
  • millä tavalla käyt viestit läpi

Niin kauan vietät paljon aikaa sähköpostin parissa, mutta tuo aika on tehotonta, tärkeät viestit jää helposti käsittelemättä ja keskeytät itseäsi vähän väliä.

Vietät aikaasi sähköpostiuteliaisuutta ruokkien ja itseäsi keskeyttäen. Ja samaan aikaan ahdistus ja stressi alkavat nostaa päätään, koska tiedät että tärkeimmät viestit on vielä käymättä läpi ja töitäkin pitäisi tehdä.

Pahimmillaan ajaudut tilaan, jossa työnteko ei oikein maistu, mutta kotiinkaan ei voi vielä lähteä. Ja niinpä näennäisesti teet jotain viettämällä aikaa sähköpostin parissa.

Erota sähköposti ja työ toisistaan

Opettele siihen, että kun käsittelet sähköposteja, keskityt täysillä sähköposteihin. Ja kun teet tärkeää työtä, keskityt itse työn tekemiseen. Ja sähköpostilla ei ole siinä tilanteessa mitään paikkaa. Erota siis nuo kaksi toisistaan.

Ja opettele käsittelemään sähköpostit tehokkaasti ja nopeasti. Niin, että ne vievät mahdollisimman vähän aikaa ja vaivaa päivästäsi. Ja että sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua.

Motivaation löydät helposti siitä, kun mietit rehellisesti, että kumman työpäivän jälkeen sinulla on hyvä olo?

  • Sellaisen päivän, jonka aikana vietit paljon aikaa sähköpostin parissa, mutta tärkeät asiat eivät edenneet.
  • Vai sellaisen, jossa sinulle tärkeät asiat etenivät ja sait sähköpostitkin käsiteltyä. 
Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Miksi tarvitset sähköpostirutiinin?".


Älä aloita aamua sähköpostin parissa

Jokainen sähköpostiviesti haluaa sinulta jotain: sinun aikaasi, vaivaasi, huomiotasi, rahaasi, että teet jonkin tehtävän jne. Eli inbox on vain pitkä lista muiden ihmisten agendoista sinun päiväsi varalle.

Ja jos aloitat aamusi sähköpostin parissa eli sammuttamalla muiden ihmisten tulipaloja, laitat heti aamusta itsesi reagoivaan tilaan. Ja se sama tunnelma heijastuu helposti koko päivään, ja niin sinulle tärkeät asiat eivät etene.

Ja samalla annat päivän rakennuspaikat muille.

Mieti mielummin itse, mitä haluat tältä päivältä saavuttaa, mikä on sinulle itsellesi tärkeintä. Ja panosta siihen heti aamusta.

Mutta älä huoli, et suinkaan ole tässä asiassa yksin.

90% ihmisistä aloittaa päivänsä sähköpostilla.

Aamu on parasta aikaa työnteolle

Mutta ajatellaanpas hetki aamua:

  • Olet nukkunut hyvin ja heräät virkeänä.
  • Olet syönyt aamupalan ja olet energinen.
  • Et ole vielä täyttänyt päätäsi sillä, mitä kaikki muut haluavat sinulta.

Tämä hetki eli aamu on kaikista otollisin aika luovuutta ja ajattelutyötä vaativien töiden tekemiseen. Silloin saat kaikista tehokkaimmin tehtyä töitä ja nautit tekemisestä eniten.

Tehtyäsi tärkeimmän tehtävän heti aamusta saa päivääsi aivan uudenlaisen nosteen. Saat energiaa ja itseluottamusta siitä, että lykkäämisen sijaan olet saanut tärkeitä asioita vietyä eteenpäin. Ja se positiivinen tunne heijastuu koko päivään, ja saat vietyä sen vielä kotiinkin.

Mutta koska sitten kannattaa katsoa sähköpostit ja millä tavalla? Kerron siitä tarkemmin seuraavassa kirjoituksessa.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.