Miksi sähköposteja ei kannata lukea kännykällä!

tehokas sähköpostin hallinta

Missä olet, kun luet sähköposteja kännykällä?

Mietitäänpäs sitä hetkeä, kun luet sähköposteja kännykällä. Se tarkoittaa sitä, että et ole oman työpöytäsi ääressä, jossa

  • istut rauhassa oman koneesi ääressä
  • sinulla on aikaa käydä viestejä läpi
  • käyt viestejä läpi suurelta ruudulta
  • pääset käsiksi kaikkiin tarvittaviin materiaaleihin

Sen sijaan, kun käyt sähköposteja läpi kännykällä, olet liikenteessä. Olet poissa työpisteeltäsi ja poissa työpaikaltasi. Olet siis matkalla. Ja mikä on tyypillistä matkalla olossa? Silloin sattuu ja tapahtuu, tilanteet muuttuvat ja tulee keskeytyksiä.

Käy sähköpostit läpi, kun siihen on kunnolla aikaa

Sähköpostit pitäisi aina käydä läpi silloin, kun siihen on selvästi aikaa ja hyvät mahdollisuudet. Muuten viestien läpi käymisestä tulee tehotonta, ja se tuo sinulle lopulta vain enemmän töitä tulevaisuuteen.

Mitä hektisimmissä olosuhteissa käyt sähköposteja läpi, sitä todennäköisemmin joudut palaamaan niihin vielä uudestaan.

Samalla täytät pääsi asioilla, jotka sinun pitäisi hoitaa. Mutta sen sijaan että saisit hoidettua nuo asiat, joudut siirtämään niiden käsittelyä, koska liikenteessä se ei onnistu.

Ja siellä ne hoitamattomat asiat matkustavat mukanasi takaraivossa.

Sähköpostien tehokkaan käsittelemisen ydinasioita on, että käyt viestejä läpi vain silloin kun sinulla on siihen kunnolla aikaa ja mahdollisuus.

Haluatko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Miksi sähköposteja ei kannata lukea kännykällä".


Mitä tapahtuu, kun käyt sähköposteja läpi kännykällä

Kun käyt viestejä läpi kännykällä, todennäköisesti etsit sieltä helppoja viestejä ja merkkailet lukemattomaksi vaikeampia.

Mietitäänpä tuota tilannetta tarkemmin. Olet liikenteessä ja päätät käydä sähköposteja läpi kännykällä:

  • Liikenteessä ollessa sattuu ja tapahtuu, etkä pysty kunnolla keskittymään
    • -> joudut jättämään viestin lukemisen kesken.
       
  • Vastataksesi viestiin tarvitset pääsyä materiaaliin, johon et puhelimestasi pääse
    • -> joudut jättämään viestin lukemisen kesken.
       
  • Et pysty avaamaan viestissä olevaa liitettä tai sen katsomisessa ei ole mitään järkeä, koska puhelimen näyttö on niin pieni
    • -> joudut jättämään viestin lukemisen kesken.
       
  • Joku tai jokin keskeyttää sinut
    • -> joudut jättämään viestin lukemisen kesken.
       

Kaikki nämä tilanteet johtavat siihen, että joudut sulkemaan viestin ja merkitsemään sen lukemattomaksi. Ja vastataksesi siihen joudut tarttumaan siihen vielä toiseen kertaan.

Eli teet kaksinkertaista työtä!

Koska sen saman ajan, jonka käytät kun katsot kuka viestin on lähettänyt, mikä on viestin otsikko, luet viestin läpi, toteat sen tärkeäksi, suljet sen ja merkitset lukemattomaksi. Sen saman ajan olisit käyttänyt siihen, että olisit paremmissa olosuhteissa, yhdellä kerralla käsitellyt viestin pois inboxista.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.