Miksi järkevä sähköpostin käyttö edistää työhyvinvointia?

tehokas sähköpostin hallinta

Onko sinun työpaikallasi sähköpostikulttuuri?

Onko sinun työpaikallasi ohjeita siitä, miten sähköpostia käytetään tehokkaasti?

Tai siitä, miten usein työntekijöiden oletetaan olevan tavoitettavissa sähköpostin kautta, ja miten nopeasti viesteihin pitää vastata?

Sähköposti on ollut keskuudessamme jo parikymmentä vuotta, ja sen merkitys on kasvanut viime vuosina valtavasti. Yhä helpommin tartutaan juuri sähköpostiin asioiden hoitamiseksi, ja niin joka ikinen vuosi lähetettyjen viestin määrä kasvaa.

Samalla kun sähköposti on kaapannut yhä isomman palan työpäivästä, on tilanteen kanssa selviäminen jäänyt käytännössä työntekijöiden omien toimien varaan. Ohjeet kasvavan viestimäärän kanssa toimimiseen ja sähköpostin rooliin työpaikalla puuttuvat.

Minkälaisia vaikutuksia sähköpostilla on?

Kysypä seuraavalta vastaantulijalta: "Mitä ajatuksia ja tunteita työsähköposti aiheuttaa sinulle?" Vastauksena on harvoin iloa ja riemun kiljahduksia. Sähköposti koetaan ennemminkin pakollisena pahana ja työnteon jatkuvana häiritsijänä.

"Entä minkälaista olisi työskennellä kokonainen päivä ilman sähköpostia?"

Sähköpostin aiheuttamat vaikutukset ovat karua luettavaa:

  • ahdistusta
  • stressiä
  • riittämättömyyden tunnetta
  • ajan puutetta
  • hermojen menetystä
  • asioita ei saada hoidettua ajallaan

Mutta asian ei tarvitse olla näin.

Ohjeiden ja linjauksen puute ajaa ahdistukseen

Sähköpostin hallinnassa on kyse viestinnästä. On kyse siitä, minkälaisia odotuksia yrityksessä on työntekijöiden saavuttamiselle minkäkin viestintävälineen kautta. 

Työntekijöiltä puuttuu tieto kahdesta tärkeästä asiasta:

  1. Puuttuu tieto siitä, miten sähköposteja käsitellään niin, että ne vievät vain vähän aikaa päivästä, ja että sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua.
  2. Puuttuu tieto siitä, minkälaisia odotuksia yrityksessä on työntekijöiden saavutettavuudelle sähköpostin kautta.

Harvassa yrityksessä nämä asiat ovat työntekijöiden tiedossa.

On tärkeä ymmärtää, että työntekijät ovat usein itse ajautuneet tilanteeseen, jossa koetaan ettei sähköpostin parista voi olla kauaa pois. Tämä johtuu siitä, että tähän mennessä järkevästä sähköpostin käytöstä tai työpaikkojen sähköpostikulttuurista ei ole käyty minkäänlaista keskustelua.

Sähköpostin parissa päivystetään, koska koetaan, että niin pitää tehdä. "Jos joku sattuisi vaikka lähettämään tärkeän viestin, niin pitäähän siihen vastata." Jatkuvien keskeytysten vuoksi itse töihin on kuitenkin vaikea keskittyä pitkäjänteisesti, ja ahdistus ja stressi tekemättömistä töistä painaa.

Mutta juuri puuttuva tieto paremmasta tavasta toimia ja epätietoisuus yrityksen odotuksista aiheuttaa sen, että sähköpostin parissa vietetään paljon aikaa, ja keskeytetään samalla omaa työntekoa vähän väliä.

Tekemiseen laskeutuu rauha

Kun ajatuksella aletaan luoda oikeanlaista sähköpostikulttuuria, heijastuu sen vaikutukset paljon laajemmalle kuin vain itse viestien käsittelyyn.

Kun työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan, on raamit asetettu. Silloin toimiminen noiden raamien sisällä on helpompaa.

Silloin tekemiseen laskeutuu rauha. Jatkuvan sähköpostin parissa päivystämisen sijaan on helpompi keskittyä itse töihin. Ja kun on aika käydä sähköpostit läpi, osataan ne käsitellä nopeasti ja tehokkaasti.

Ja kun työtekijä tietää, että kaikki viestit on käsitelty eikä mikään tehtävä unohdu, eivät ahdistus ja stressi pääse yllättämään niin helposti. Silloin voidaan keskittyä siihen oleelliseen, eli itse työn tekoon.

Niin yksinkertaiselta kun se kuulostaa, niin erotetaan työnteko ja sähköposti toisistaan. Opetellaan keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Ja kun käsitellään sähköpostit, tehdään se järkevästi ja tehokkaasti.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.