Miksi aamua ei kannata aloittaa sähköpostilla?

tehokas sähköpostin hallinta

Älä huoli, et ole yksin

90% ihmisistä tekee niin. Minäkin tein ennen niin. Nimittäin aloittaa työpäivänsä sillä, että katsoo ensin sähköpostit.

Miksi niin ei sitten pitäisi tehdä? Sen kerron sinulle tässä blogissa.

Uskon, että ihmiset aloittavat päivänsä sähköpostilla, koska siihen on totuttu. Koska ei ole ollut mitään syytä ajatella, että siinä olisi jotain vikaa tai että pitäisi tehdä toisin.

Kuten kaikki sähköpostiin liittyvä toiminta, tähän asti on totuttu tekemään asioita mutu-tuntuman mukaan. Jokainen on toiminut omalla tavallaan, eikä työpaikoilla ole ollut ohjeistuksia, miten asioita voisi edes tehdä paremmin.

Onneksi tähän tilanteeseen on vihdoin saatu muutos.

Huomasin, että se ei toiminut

En minäkään ennen ajatellut, että siinä olisi jotain vikaa että aloittaa päivänsä sähköpostin parissa. Tulin töihin, avasin koneen ja hyppäsin suoraan sähköpostien kimppuun.

Kunnes muutama vuosi sitten minulla oli alkamassa uusi tärkeä projekti. Tiesin, että projekti vaatisi minulta paljon. Pitäisi luoda, lukea, keskittyä, tuottaa tekstiä, päästä vauhtiin ja saada aikaiseksi.

Ja huomasin, että jos aloitan päiväni sähköpostilla, on minun vaikeampi saada luovaa puolta itsessäni hereille ja päädyn helposti lykkäämään projektin aloittamista.

Sähköpostit veivät usein niin paljon aikaa, vaivaa ja hermoja, että niiden jälkeen olo oli tyhjä. Ja kellokin oli jo sen verran paljon, että tuntui ettei tässä mitään isompaa hommaa ehdi enää ennen lounasta aloittaa.

Sähköposti oli vienyt parhaat menut aamusta.

Sähköpostien käsitteleminen heti työpäivän alkuun tuntui vievän parhaan terän aamusta, eikä enää ollut niin helppo tarttua ajattelutyötä ja luovuutta vaativaan tehtävään.

Jokainen viesti haluaa sinulta jotain

Mutta mietitäänpäs hetki inboxissasi odottavia sähköpostiviestejä. Jokainen viesti haluaa sinulta jotain. Se haluaa sinun aikaasi, vaivaasi, rahaasi, vastaustasi tai että teet jonkun tehtävän jne.

Inbox ei siis ole muuta kuin pitkä lista muiden ihmisten agendoista sinun päiväsi varalle.

Ja jos aloitat päiväsi muiden tulipaloja sammutellen, heijastuu se koko loppupäivään. Laitat silloin itsesi reagoivaan tilaan. Ja se reagoiva tila vaikuttaa kaikkeen tekemiseesi loppupäivän aikana.

Aamu kuluu sähköpostien kanssa taistellessa. Ja helposti ajaudut tilanteeseen, jossa kaikkia sähköposteja ei ole käsitelty eikä tärkeitä töitä tehty. Ahdistus ja stressi hiipii paidan alle, ja työnilo on tipotiessään. 

Älä luovuta päivän rakennuspalikoita muille!

Älä siis aloita päivääsi sillä, että täytät pääsi kaikilla niillä asioilla, joita muut ihmiset haluavat sinulta. Älä luovuta päiväsi rakennuspalikoita muille.

Mieti mielummin itse, mitä haluat päivältä saavuttaa!

Mieti, mitkä asiat ovat sinun työsi kannalta tärkeimpiä ja panosta niihin. Älä anna muiden päättää, mihin sinä parhaat paukkusi laitat. Vaan päätä itse, mikä on sinun työsi kannalta tärkeintä ja panosta siihen.

Silloin kun olet reagoivassa tilassa, sammuttelet toisten tulipaloja. Mutta kun teet niitä asioita, jotka ovat oman työsi kannalta kaikista tärkeimpiä, silloin olet luovassa tilassa. Silloin sinulle tärkeät asiat etenevät!

Aamu on parasta aikaa

Aamu on parasta aikaa ajattelutyötä vaativaan työskentelyyn, koska:

  • Aamulla olet nukkunut hyvin, ja heräät virkeänä ja levänneenä.
  • Aamulla olet syönyt aamupalan, ja olet energinen.
  • Aamulla et vielä ole täyttänyt päätäsi kaikilla niillä asioilla, joita muut ihmiset sinulta haluavat.

Jos laitat parhaat paukkusi aamulla siihen, että reagoit muiden ihmisten asioihin, käytät parhaat paukkusi muiden asioiden edistämiseen.

Ja jos mietit, että minkälaisen työpäivän jälkeen sinulla on oikeasti hyvä olo?

  • Sellaisen päivän jälkeen, kun olet sammutellut toisten ihmisten tulipaloja, mutta sinulle tärkeät asiat eivät ole edenneet?
  • Vai sellaisen päivän jälkeen, kun sinulle tärkeät asiat ovat edenneet?

Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.