Inbox on punainen postilaatikko

tehokas sähköpostin hallinta

Punainen postilaatikko

Ajatellaanpa hetki omakotitalon pihassa olevaa punaista postilaatikkoa. Postinjakaja tuo sinne postin kerran päivässä. Ja mainoksia saattaa ilmestyä sinne vielä pari kertaa päivässä siihen päälle.

Työpäivän päätteeksi asukas tulee kotiin, ja hakee postit pois punaisesta postilaatikosta ja vie ne keittiön pöydälle.

Sitten hän käy kaikki postit läpi.

  • Osan hän laittaa suoraan roskikseen.
  • Mainokset ja lehdet hän selailee läpi, ja laittaa sen jälkeen paperinkeräykseen.
  • Tärkeämmät postit hän laittaa talteen odottamaan niiden käsittelyä. Esimerkiksi laskut päätyvät sinne hyllylle, jossa muutkin laskut ovat, ne voidaan maksaa yhdellä kertaa vaikka seuraavana lauantaina.

Eli hän ottaa kaikki postit pois postilaatikosta ja käsittelee ne kaikki. Turhat hän heittää heti pois, nopeat postit selailee läpi ja heittää sitten pois ja myöhemmin hoidettavat postit laittaa talteen odottamaan niiden hoitamista.

Sähköinen postilaatikko

Samalla tavalla meidän pitäisi suhtautua sähköpostiin. Sähköposti on postia siinä missä perinteinen paperinenkin posti, se vain sattuu olemaan sähköistä digitaalista postia.

Sähköpostiin tulee postia, ja sitten me käsittelemme tuon postin sieltä pois.

  • Turhat viestit heitetään heti roskikseen.
  • Nopeat tehtävät tehdään heti ja heitetään sitten viesti roskikseen.
  • Ja isommat tehtävät kirjoitetaan tehtävälistalle, pistetään materiaali talteen koneelle tai pilveen, ja heitetään sitten viesti roskikseen.

Ei perinteiseen punaiseen postilaatikkoon jätetä tuhansittain posteja, että sitten jos jotain sattuu joskus tarvitsemaan, voi sieltä lähteä etsimään tarvitsemaansa.

Koska sähköisen postilaatikon loputtomalta tuntuva säilytystila hämärtää monesti järkevän ajattelun, toimitaan sen kanssa usein juuri näin.

Inboxia ei kuitenkaan kannata käyttää viestien suurvarastona tai tehtävälistana.

Tehtävälistana inbox voi toimia vain silloin, jos sinulla on vain parikymmentä viestiä inboxissa. Vain sen verran viestejä, että nopeasti selailemalla voit varmistaa, että kaikki asiat ovat hoidossa eikä mikään tehtävä ei unohdu.

Siihen päästäksesi olen kirjoittanut sinulle ohjeet, miten saat siivottua inboxin. Tehtävälistaa kannattaa kuitenkin aina pitää erillään inboxista, koska sen pitäminen vaatii aina rauhallisen ympäristön, ja inbox on kaukana siitä.

Turha posti kuuluu roskikseen

On tärkeää ymmärtää, että karsimalla pois turhia asioita teet tilaa tärkeille asioille.

Jos inboxisi on malliesimerkki pahan päivän varalle säilyttämisen syndroomasta, on sinun vaikeampi luottaa siihen, että kaikki tärkeät asiat ovat hoidossa eikä mikään oleellinen unohdu.

Älä toimi turhien viestien varastona!

Turhan postin paikka on roskiksessa. On sitten kyse perinteisestä kirjepostista tai sähköisestä postista. Turha posti kuuluu joko perinteiseen paperiroskikseen tai sähköiseen roskikseen.

Inbox on viestintuoja

Inboxiin tulee paljon viestejä. Sinä käsittelet nuo viestit, ja sen jälkeen siirryt käyttämään muita työkaluja tehtävien listaamiseen ja tehtävien hoitamiseen. Eli inboxin tehtävä on olla viestintuoja.

Mutta nykyään inbox on saanut harteilleen valtavan määrän tehtäviä. Sitä pidetään varastona, tehtävälistana, pahan päivän varan aarrearkkuna, kalenterina jne. Koska ei uskalleta karsia turhaa pois, vieritetään vastuu turhan säilyttämisestä inboxin harteille.

Mutta miksi sinä haluat pitää turhaa elämässäsi?

Inbox on postilaatikko, johon tulee viestejä. Sinä poistat samantien turhat viestit ja samalla estät turhia viestejä enää pääsemästä inboxiisi, ja käsittelet tärkeät viestit. Ja sitten voit sulkea inboxin ja siirtyä tekemään itse töitä.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.