Annatko sähköpostin keskeyttää työtäsi vähän väliä?

tehokas sähköpostin hallinta

Moni viettää työpäivänsä käyden sähköpostilla vähän väliä. Tähän on kaksi syytä.

  1. Tuntuu siltä, että pitää olla jatkuvasti sähköpostitse tavoitettavissa. Ei malteta olla pitkiä aikoja poissa sähköpostin parista, jos sinne vaikka olisi tullut jotain tärkeää.
  2. Käydään hakemassa uuden viestin euforiaa ja kurkistamassa, mitä jännää sinne on sitten viime kerran oikein tullutkaan.

Jos ajatellaan kohtaa 1, niin on tärkeää tiedostaa, että sähköposti ei ole tullut puhelimen rinnalle viestintävälineenä, vaan ennemminkin korvaamaan faksia ja perinteistä kirjettä. Riittää, että käydään läpi sähköpostit pari kertaa päivässä. Ja opeta muut siihen, että jos on tärkeää tai kiireellistä asiaa, soita.

Ja jos tarkastellaan kohtaa 2, niin voi vain todeta, että mitä useammin päivässä sähköpostissa käydään, sitä tehottomampaa siellä oleminen on. Opetetaan itseä valitsemaan helppoja viestejä, merkkailemaan ja liputtelemaan, sen sijaan että käsiteltäisiin nuo viestit. Käydään sähköpostissa uteliaisuuden houkuttelemana, ei hoitaakseen asioita.

Mutta minkä hinnan työntekijät maksavat siitä, jos päivystävät sähköpostin ääressä pitkin työpäivää? Silloin on vaikea keskittyä minkäänlaiseen pitkäjänteiseen työhön, jos antaa itselleen luvan keskeyttää työn tekoaan vähän väliä.

Stressi nousee, koska itse töihin on vaikeampi keskittyä. Jatkuva itsensä keskeyttäminen tekee olon levottomaksi ja tehottomaksi. Kaikkia viestejä ei tule käsiteltyä, ja tärkeät työtkin on vielä tekemättä.

Se on sama, jos useita kertoja tunnissa kävisit perinteisellä postilaatikolla katsomassa, onko sinne tullut kirjeitä. Kovin pitkäjänteistä ajattelutyötä ei voida tehdä, jos muutaman minuutin välein pitää käydä muualla.

Pitää alkaa taas varjella sitä tärkeää keskittymisen tilaa, jossa on helpointa keskittyä, jälki on parasta ja työn tekeminen nautinnollisinta. Varjella sitä tilaa sähköpostilta.

Työvälineestä kun on hyötyä silloin, kun sitä käyttää edukseen. Mutta jos työväline vie huomattavasti liikaa aikaa ja keskeyttää itse työntekoa vähän väliä, on työvälineestä silloin haittaa.

Siksi on tärkeää oppia käyttämään sähköpostia järkevästi.

Käy lukemassa Helsingin Sanomista 8 vinkkiäni tehokkaaseen sähköpostin käsittelyyn.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.