Älä hoida näitä asioita sähköpostilla!

tehokas sähköpostin hallinta

1. Asia pitää hoitaa nopeasti

Kun lähetät sähköpostiviestin, 3 asiaa pitää tapahtua että saat siihen vastauksen:

  1. Vastaanottajan pitää nähdä viesti kaikkien inboxissa olevien viestien joukosta.
  2. Vastaanottajan pitää päättää avata ja lukea viesti.
  3. Vastaanottajan pitää vastata viestiin.

Kaikki nämä asiat riippuvat täysin vastaanottajasta, etkä pysty itse mitenkään kontrolloimaan asian etenemistä. Ja siinä vaiheessa kun olet saanut vastauksen viestiisi, on molemmilla ollut tilanteessa vasta yksi puheenvuoro. Tilanne ei siis ole millään lailla aktiivinen keskustelu, eivätkä asiat etene niin nopeasti kuin ne voisivat.

Viestiä lähettäessäsi et myöskään tiedä, onko toinen osapuoli lomalla, sairaana, tuuraamassa kollegaa, koulutuksessa tai pitkässä kokouksessa. Jätät siis todella paljon sattuman varaan käyttäessäsi sähköpostia asian hoitamiseen.

Jos asia pitää hoitaa nopeasti, ei sähköposti ole siihen oikea väline. Tartu silloin puhelimeen, keskustelkaa asia läpi ja sopikaa samalla jo asian etenemisen aikataulusta.

2. Asia koskee montaa ihmistä

Jos sinulla on asia, joka koskee montaa ihmistä, saatat kuvitella että lähettämällä kaikille osapuolille yhteisen viestin, saat asian hoidettua nopeasti ja pienellä vaivalla. Asia ei kuitenkaan ole näin.

Mietitäänpä tilannetta hetki:

  • Aina kun lähetät viestin useammalle ihmiselle, saat vähintään yhdeltä henkilöltä poissaoloilmoituksen.
  • Pari ihmistä lähettää sinulle vastausviestin, jossa kysyy sinulta kysymyksen.
  • Jotkut henkilöt kysyvät toisiltaan kysymyksiä, laittaen kaikki vastaanottajat kopiokenttään.
Olet siis tilannut itsellesi valtavasti viestejä tulevaisuuteen, ja asian hoitaminen vaatii sinulta paljon enemmän aikaa, vaivaa ja hermoja kuin olit kuvitellut.

Käy mielummin vaikka puhelukierros läpi, sovi videopalaveri tai pitäkää asiasta kokous. Näin voitte ongelmien sijaan keskustella jo ratkaisuista ja työnjaosta.

Halutko tämän artikkelin videona?

Jätä sähköpostiosoitteesi, niin lähetän sinulle videon aiheesta "Älä hoida näitä asioita sähköpostilla!".


3. Sinulla on useampi kysymys

Ihmiset muistavat yleensä ensimmäisen kysymyksen ja viimeisen kysymyksen, muiden kysymysten kanssa on jo paljon epävarmempaa. Eli jos sinulla on toiselle useampi kysymys ja ajattelit hoitaa asian sähköpostilla, on sinulla kaksi huonoa vaihtoehtoa:

  1. Joko kirjoitat yhden pitkän viestin, jossa on iso liuta kysymyksiä. Sitten toivot, että vastaanottaja vastaa jokaikiseen kysymykseen mahdollisimman hyvin, sinun haluamassasi järjestyksessä ja mielellään vielä aika nopeasti. Pyydät siis aika paljon toiselta.
  2. Tai kirjoitat useamman viestin, joissa jokaisessa on yksi kysymys. Tämä tarkoittaa sitä, että pommitat toista viesteillä. Ja sitä pitäisi välttää viimeiseen asti.

Eli jos sinun pitää kysyä toiselta useampi kysymys, ei sähköposti ole siihen oikea väline. Soita mielummin tai sovi tapaaminen.

4. Asiassa on paljon epäselvää

Jos aloitat sähköpostiviestin kirjoittamisen asiasta, jossa on vielä paljon epäselvää, ei tilanne etene toivomallasi tavalla.

Koska vastaanottajalla on todennäköisesti sinulle kysymys, joten hän kirjoittaa viestin sinulle. Ja sitten sinä kirjoitat hänelle viestin jossa vastaat hänen kysymykseen. Sitten hänellä on vielä toinen kysymys, ja hän kirjoittaa uuden viestin ja sitten sinä taas vastaat siihen. Ja vieläkin on epäselvää, tarvitaan vielä yksi kysymys jne.

Tämä johtaa pitkittyneeseen, edestakaiseen sähköpostikeskusteluun eli sähköpostipingikseen. Älä aloita sähköpostiviestittelyä asiasta, jonka arvaat päätyvän sähköpostipingikseksi. Tai jos huomaat olevasi sähköpostipingisottelussa, ota pilli suuhun ja pistä peli poikki.

Harva asia on niin turhauttava kuin turhaan pitkittynyt sähköpostikeskustelu.

Muista, että kaikki turha viestittely:

  • on molempien osapuolien ajan ja vaivan väärinkäyttöä
  • silloin asiat eivät etene niin nopeasti kuin voisivat
  • kaikki turhaan viestittelyyn käytetty aika on pois tärkeämmiltä asioilta

Jos asiassa on paljon epäselvää, tartu puhelimeen tai sovi asiasta tapaaminen toisen osapuolen kanssa.

5. Haluat arvostella tai purkaa tunteitasi

Jos koet tarvetta arvostella kolmatta osapuolta, älä tee sitä sähköpostilla. Et koskaan tiedä, koska tuo viesti päätyy kolmannen osapuolen silmien alle, ja silloin sinun on vaikea kieltää sanomaasi.

On hyvä tiedostaa, että sähköpostit saattavat elää ikuisesti. 

Tai jos ole kirjoittanut tunteellisen viestin, niin älä lähetä sitä heti. Nuku yön yli, ja mieti aamulla uudestaan. Silloin viestin lähettäminen ei todennäköisesti enää olekaan niin hyvä idea.

Usein meille riittää, että saamme purkaa asian sydämeltämme. Siihen riittää asiasta puhuminen tai sen kirjoittaminen. Itse viestiä ei tarvitse enää sen jälkeen lähettää purkauksen kohteelle.


Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.