8 vinkkiä sähköpostin käsittelyyn

Lue myös: 8 vinkkiä hyvään ajanhallintaan
 

1. Käytä sähköpostia harkitusti

Käytä sähköpostia vain silloin kun se on paras tapa hoitaa asia. Jos asia pitää hoitaa nopeasti, tartu puhelimeen ja hoida asia kerralla pois. Puhelimessa voitte jo keskustella ratkaisuista ja aikataulusta sen sijaan, että olisit lähettänyt yhden viestin toisen inboxiin odottamaan sitä, että hän sen jossain vaiheessa ehkä lukee.

2. Käsittele viestit tehokkaasti

Päätä montako kertaa päivässä käyt viestit läpi. Kun käsittelet viestit, keskity siihen ja tee se tehokkaasti. Loppuajan keskity työntekoon.

Käy viestit läpi nopeasti saapumisjärjestyksessä Kolmen T:n säännön mukaan:

  1. TUHOA -> Jos viesti on turha, poista viesti
  2. TEE -> Jos viestissä on nopea tehtävä, tee tehtävä heti ja poista viesti sitten
  3. TEHTÄVÄLISTALLE -> Jos viestissä on suurempi tehtävä, kirjoita tehtävä tehtäväliställe, siirrä materiaali koneelle tai pilveen ja poista viesti sitten

3. Lähetä vähemmän viestejä, niin saat vähemmän viestejä

Tiedosta, että jokaisella lähettämälläsi viestillä tilaat itsellesi uuden viestin. Ala ymmärtää omaa vastuutasi saapuvien viestien suhteen. Jos pyrit pätemään sähköpostitse siellä täällä, saat viestejä sieltä täältä.

8 vinkkiä sähköpostin käsittelyyn.png
 

4. Älä aloita työpäivää sähköpostilla

Jos aloitat päiväsi sähköpostilla, täytät pääsi kaikilla niillä asioilla, jotka muuta haluavat sinulta. Vietät päiväsi sammutellen muiden tulipaloja. Mieti mielummin, mitä itse haluat päivältäsi saavuttaa, ja varmista että sinulle tärkeät asiat etenevät aamun tehokkaina tunteina. Älä luovuta päivän rakennuspalikoita muille!

5. Panosta otsikkoon

35% viestien vastaanottajista päättää otsikon perusteella, avaako viestiä ollenkaan. Vaikka itse viesti olisi kuinka hieno, menee se täysin hukkaan, jos otsikko on niin harhaanjohtava, ette viestiä edes avata. Hyvä otsikko kertoo:

  1. Mitä viesti koskee
  2. Mitä toivot vastaanottajalta eli joko viesti on tiedoksi tai siinä on toimintakehote

6. Älä toimi turhan varastona

Inboxissa on yllättävän vähän todella tärkeitä viestejä, silti juuri nuo turhat ja vähäpätöiset viestit yleensä tukkivat inboxin. Jos varastoit inboxiin ja sähköpostikansioihin turhia viestjä:

  • Sinun on vaikeampi löytää niitä tärkeitä viestejä kaikkien vähäpätöisten viestien joukosta
  • Kaaos lisääntyy ja sinun on vaikeampi hallita kokonaisuutta
  • Sinusta alkaa vähitellen tulla hamsteri
     
 


7. Eroa turhilta listoilta

Elämme informaatioähkyn aikakautta. Ala suhtautua kriittisesti kaikkiin saamiisi viesteihin, äläkä enää automaattisesti ota vastaan kaikkia viestejä, joita sinulle lähetetään. Poistu kaikilta listojen ja ryhmäpostitusten kautta tulleilta listoilta, jotka eivät ole työsi kannalta ehdottoman tärkeitä. Sinun aikasi on arvokkainta valuuttaa mitä sinulla on, mieti tarkasti kenelle ja mille haluat sitä lahjoittaa.

8. Keskity yhteen asiaan kerrallaan

Opettele vaalimaan sitä tärkeää keskittymisen tilaa, jossa työnteko on mielekkäintä ja tulokset parhainta. Kun teet tärkeää työtä, sammuta sähköpostiohjelma. Koska sillä hetkellä kun ilmoitus ruudulle ilmestyy, sähköpostiuteliaisuus aktivoituu. Ja ennen kuin huomaatkaan, löydät itsesi inboxista katselemasta viestejä.

Kun teet työtä, keskity siihen. Ja kun käsittelet sähköpostit, tee se ajatuksella ja tehokkaasti.


Minna Koivisto

Kirjoittaja Minna Koivisto on diplomi-insinööri ja yrityksen Verkkokatu perustaja. Hän kirjoittanut kaksi kirjaa, luonut kolme verkkokurssia ja hän pitää Ajanhallinnan koulutuksia ja Sähköpostihallinnan koulutuksia ja yrityksille ja kunnille.