6 syytä miksi hyvään ajanhallintaan kannattaa panostaa

Aika on ainoa asia, jota kaikilla ihmisillä on saman verran.

Joka päivä. Sitä ei saa mistään lisää, eikä se kulu nopeammin vaikka kuinka haluaisi.

Ajanhallinta vaikuttaa kaikkeen mitä teemme, on kyse työstä tai vapaa-ajasta, tehokkuudesta tai tunteista.

Seuraavassa 6 syytä, miksi hyvään ajanhallintaan kannattaa panostaa.

1. Tiedät mitä elämältäsi haluat

Jos olet eksyksissä itsesi kanssa tai päivät kuluvat innottomasti työstressin taivuttamana, on sinun vaikea nähdä päivää pidemmälle. Jos näet tulevaisuudessa vain harmaata sumua tai sitä samaa mitä aina ennenkin, kokeile toisenlaista lähestymistä.

Pysähdy hetkeksi ja hengitä syvään. Sulje silmäsi ja mieti, mitä omalta elämältäsi oikeasti haluat. Mieti ajatuksella, missä haluaisit olla viiden tai kymmenen vuoden kuluttua. Kirjoita tavoitteet ylös.

 
 
 

Kun olet miettinyt pitkän tähtäimen tavoitteita elämällesi, tiedät paremmin miten toimia myös tässä hetkessä. Näet helpommin, ovatko lyhyen tähtäimen tehtävät tavoitteidesi mukaisia. Ja tukeeko kukin tekemäsi asia ja elämänvalinta sitä suuntaa, mihin haluat kulkea.

Löydät motivaatiota tehdä niitä asioita, jotka tukevat omaa tulevaisuuden näkymääsi. Ja saat lisäksi voimaa miettiä vaihtoehtoisia ratkaisuja niille asioille, jotka ovat ristiriidassa pitkän tähtäimen tavoitteidesi kanssa.

2. Stressaat vähemmän

Kun hallitset ajankäyttöäsi, ei asioita jää tekemättä, työkuorma ei pääse kasvamaan kohtuuttomaksi eivätkä työt seuraa sinua kotiin.

Tiedät mitä haluat, ja mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä sinun oman tulevaisuutesi kannalta, ja osaat asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen. Teet tehtävät tarpeeksi hyvin, teet ne ajallaan ja lisäksi paremmalla motivaatiolla.

Toisin sanoen stressaat huomattavasti vähemmän.

Tämä on painava lasti kantaa mukanaan. Ja se tulee mukana kotiin ja vapaa-ajalle,
ja se vaivaa monesti vielä yön unettomina tunteinakin.

3. Opit pois viivyttelystä

Viivyttely on yksi työ- ja vapaa-ajan suurista haasteista. Kun ensimmäisen kerran jätät tekemättä jonkin asian, mikä nyt juuri pitäisi hoitaa, alkaa viivyttely.

Mutta kyseiseen tehtävään tarttuminen ei tule seuraavalla kerralla yhtään helpommaksi, itse asiassa päin vastoin. Se vaikeutuu joka kerta, kun kohtaat sen, mutta päätät siirtää sen sivuun. Tekemätön tehtävä muistuttaa sinua joka päivä sekä työpaikallasi että alitajunnassasi.

Tämä on painava lasti kantaa mukanaan. Ja se tulee mukana kotiin ja vapaa-ajalle, ja se vaivaa monesti vielä yön unettomina tunteinakin.

Kun opettelet työskentelytavan, jossa et jätä tärkeitä asioita roikkumaan, olet itsellesi armollinen. Se voi alussa tuntua haastavalta. Mutta opit nopeasti nauttimaan siitä valmiiksi saamisen palkitsevasta tunteesta, jonka saat kun tärkeä tehtävä tulee valmiiksi. Ja samalla myös itsetuntosi nousee.

Ja lopulta työskentelytavasta tulee rutiini, eikä vaikeaan tehtävään tarttuminen ole enää suuri pelottava askel, vaan askel jonka haluat ottaa joka päivä päästäksesi eteenpäin.

4. Sinulla on enemmän aikaa

Jos olet hukassa ajanhallinnan kanssa, et pysty tarkastelemaan elämääsi ja työtapojasi etäältä. Ainoa mitä näet, on paljon töitä jonossa ja liian vähän aikaa, motivaatiosta puhumattakaan.

Kun ajanhallinta on hallussa, olet tehokkaampi. Mutta tehokkuus ei ole vain sitä varten, että voit tehdä enemmän töitä työpaikalla. Tehokkuus on sinua itseäsi varten.

 
 

Tiedät mitä pitää tehdä, ja tiedät että tarpeeksi hyvä jälki riittää. Ja teet tehtävät sen mukaan. Saat tehtävät hoidettua ajallaan töissä, eivätkä ne tule mukana kotiin.

Kun työelämä on tasapainossa, näet itsesi paremmin. Haluatko lisää vastuuta töissä, oletko kiinnostunut toisesta työtehtävästä työssäsi tai ehkä kokonaan toisesta työpaikasta? Vai onko hyvä juuri näin?

Kun käytät aikaasi tehokkaasti, saat mahdollisuuden valita, miten aikaasi haluat käyttää.

5. Järjestelmällisyyys palkitaan

Tuntuuko sinusta joskus siltä, että on mahdotonta saada aloitettua jotakin tehtävää? Pää on sekaisin ja on liikaa tekemistä, eikä tiedä mistä aloittaa.

Silloin ensimmäinen askel eteenpäin pääsemiseksi on siivota pöytä ja järjestää muutkin työhön liittyvät asiat. Kun pöytä on siisti, sähköpostin käsittely on hallinnassa ja kansiot löytyvät koneelta helposti, on työnteko paljon helpompaa.

Ja ennen kuin aloitat tärkeän tehtävän tekemisen, laita kaikki valmiiksi. Siistillä pöydällä odottavat kaikki tarvittavat dokumentit, tietokoneelta on poistettu häiriötekijät ja työrauha varmistettu.

Muista myös pilkkoa suuret tehtävät pienemmiksi kokonaisuuksiksi, jolloin kynnys alkuun pääsemiseen on mahdollisimman matala.

Joko sinä hallitset töitäsi tai ne hallitsevat sinua.

6. Sinulla on parempi olla

Harva asia musertaa mieltä ja itseluottamusta niin paljon, kuin se tunne että et selviä omista töistäsi. Joko sinulla on liikaa töitä tai liian vähän aikaa, tai tuntuu että et kerta kaikkiaan hallitse omia töitäsi.

Täytyy kuitenkin muistaa, että joko sinä hallitset töitäsi tai ne hallitsevat sinua.

Sinun on paljon helpompi pitää puoliasi työmäärän ja työnkuvan suhteen, kun voit näyttää että saat tärkeimmät tehtävät tehtyä ajallaan, ja jälki on tarpeeksi hyvää.

Jos työnantajalla on hyvä kokemus sinusta työntekijänä, olet sinä yritykselle tärkeä. Ja silloin yhteiseen kompromissiin pääsemisen on paljon todennäköisempää.


Ajanhallinta

Kuulostaako seuraava tarina tutulta?

Tarinan tarkoitus on auttaa ymmärtämään, että pääsääntöisesti meistä jokainen elää sitä elämää, minkä itse valitsee.

Ja kun jokainen meistä joskus matkan varrella huomaa, että on ajautunut pois raiteilta. Jos silloin löytäisikin itsestään voimaa ja uskoa siihen, että asioihin voi vaikuttaa, ja että niitä voi muuttaa.

Tarina menee näin

Ensin sinulla on kiva työ, josta saat ihan kivaa palkkaa. Marssit innostuneena pankkiin, haet asuntolainaa ja ostat oman asunnon. Elämä hymyilee ja töissä on mukavaa. Tunnet ylpeyttä itsestäsi, kun voit asua omistamassasi asunnossa, ja kun olet hyvä siinä työssä mitä teet.

Oltuasi työssä muutamia vuosia saat uuden, paremman työpaikan tai sinut ylennetään. Joka tapauksessa palkkaa alkaa ropista tilille enemmän. Tästä innostuneena menet pankkiin ja saat entistä paremman asuntolainan, ja ostat entistä isomman asunnon. Nyt elämä vasta hymyileekin.

Ensimmäiset kuukaudet olet innoissasi uudesta hienosta asunnostasi. Sitten ajat kovenevat. Työtaakka kasvaa tai huomaat, ettei tämä uusi työ ehkä sittenkään ollutkaan se sinun oma juttusi. Itse asiassa mitä pidemmälle aikaa kuluu, sitä vähemmän innostut enää työstäsi.

Vierestä katsot, kun kollegat tai tutut eivät selviä YT-neuvotteluista. Ajat ovat kovia, ja sen muistavat kertoa myös uutiset joka päivä. Sinun pitää olla kiitollinen siitä, että sinulla on vielä työpaikka. Ja olethan sinä kiitollinen, niin monella on asiat niin paljon huonommin.

Sitä paitsi eihän sinulla oikeastaan ole oikeutta valittaa, sinullahan on kaikki hyvin. Saatikka että sanoisit ääneen sen, mitä tosissasi ajattelet: Et viihdy enää työssäsi, ja joka aamu töihin raahautuminen alkaa tuntua entistä tuskaisemmalta.

Ja jos pyöritteletkin ajatusta mahdollisesta irtisanoutumisesta, ei se tunnu edes mahdolliselta. Koska mitä sitten tapahtuisi? Miten pystyisit maksamaan asuntolainasi? Sehän on mitoitettu juuri tulojesi mukaan. Lainat on maksettava. Ja elämiseenkin pitäisi jäädä rahaa.

Toki se ei aina ole noin yksinkertaista. On lukemattomia itsestä riippumattomia tekijöitä, jotka vaikuttavat asioihin. Tai jotka voivat mennä pieleen, ja muuttaa koko elämän kurssin.

Mutta niiden asioiden taakse on helppo verhoutua. Ja löytää sata ja yksi syytä miksi ei voi eikä kannata tehdä mitään oman elämänsä suunnan muuttamiseksi.

Mutta kyse ei olekaan siitä, että yllättäviä ja ikäviltäkin tuntuvia asioita ei tapahtuisi. Vaan kyse on siitä, miten reagoit silloin kun niitä asioita tapahtuu. Miten otat oman elämäsi ja sen kulun enemmän omiin käsiisi.

Opettele tekemään, kokeilemaan, tutkimaan, suunnittelemaan ja toteuttamaan ne suunnitelmat. Ole aktiivinen. Ja vaikuta itse siihen, mihin suuntaan elämäsi kulkee. Ja siihen, miten reagoit asioihin joita elämässäsi tapahtuu.

Jos otetaan äskeinen tarina, ja mietitään mitä vaihtoehtoja siinä voisi olla, että elämän saisi taas maistumaan enemmän elämältä.

Myy asuntosi. Myy se vaikka tappiolla. Miksi roikkuisit kiinni materiassa, joka tuottaa sinulle vain tuskaa, ja jumittaa sinut työn ja velan väliseen oravanpyörään useammaksi vuodeksi. Vapauta itsesi siitä kierteestä. Osta pienempi asunto. Mene vuokralle. Anna uusien tuulien puhaltaa.

Ja sillä ajatuksella ei kannata edes leikkiä, että myisit asunnon. Siitähän pitää saada voittoa, ja verotussyistä on odotettava se pari vuotta.

Mutta jotenkin sinusta tuntuu, että et ole työssäsi enää omasta vapaasta tahdostasi. Ja kun tarkemmin ajattelet, huomaat että olet ajautunut työn ja asuntolainan väliseen ratkaisemattomaan kierteeseen. Ja uutuuden viehätys on jo vähän laskenut asunnostakin.

Olo on tuskainen. Tässäkö tämä elämä on. Vastentahtoista työntekoa ja asuntolainan maksua.

Ei sen tarvitse olla.

Mitä jos kääntäisit kelkan toisinpäin, ja ajattelisit asioita uudelleen.

Tässä vaiheessa tunnet itsesi jo aika hyvin. Voitkin rehellisesti kysyä itseltäsi, minkälaisessa työpaikassa haluaisit oikeasti olla, ja minkälaista työtä tekisit jos nyt saisit vapaasti valita.

Työ matkoineen vie hereilläoloajastamme puolet. Se vie meiltä myös sen edestä energiaa. Tai itse asiassa sen ei pitäisi viedä energiaa, vaan tuoda sitä. Ainakin tuoda enemmän kuin vie.

Toki jokaisessa työssä on tehtäviä, joiden ainoa ilonaihe on niiden valmiiksi saaminen. Mutta pääsääntöisesti energian tulisi virrata sinua kohti, ei sinusta pois.

Päivän päätteeksi voimaa ja aikaa tulisi jäädä myös työn jälkeiselle ajalle. Työn olisi hyvä olla edes sen verran palkitsevaa, ettei ihan jokaista työpäivää tarvitse viettää päiviä laskien seuraavan loman alkamiseen.

Sinä päätät omasta elämästäsi. Kumpaa haluat mieluummin muistella kiikkustuolissa:

  • riskejä joita uskalsit ottaa, osa niistä ei osunut maaliin, mutta jokaisesta opit jotakin, ja jokainen johti sinua eteenpäin kohti sitä mitä olet ja mitä haluat olla
  • elämää, jossa mikään ei juurikaan muuttunut paremmaksi, etkä kyllä koskaan uskaltanut tehdä mitään sen eteenkään
     
“Ole aktiivinen. Ja vaikuta itse siihen,
mihin suuntaan elämäsi kulkee.

Kuuntele itseäsi suhteessa työpaikkaan, ilman että laina-asiat vaikuttavat tunteisiisi. Olisiko työnteko helpompaa, jos sitä ei olisi lainakierteen takia tehtävä pakon edessä? Onko työn pakonomaisuus vienyt siitä tekemisen ilon?

Onko työpaikka mukava, mutta uusi tehtävä on saanut siitä ilon katoamaan? Voitko neuvotella itsellesi erilaisen työtehtävän? Auttaako avoin keskustelu asiasta esimiehen kanssa?

Usein pelkkä rehellinen omista tunteista ja toiveista kertominen saa jo pattitilanteen rauhoittumaan. Ja jatkossa omasta tilanteesta on helpompi jatkaa keskustelua, kun pöytä on jo katettu rehellisellä ja avoimella keskustelulla.

Tai sitten vaihdat työpaikkaa. Jos ajatus viiden vuoden päästä samassa työpaikassa saa sinut vavahtamaan, rupea tutkimaan muita mahdollisuuksia.

Ajattele sisältä ulos. Mieti onko tämä se ala, millä todella haluat pidemmän päälle olla. Jos saisit itse päättää, mitä teet työksesi viiden vuoden päästä, mitä se olisi?

Onko sinulla toteuttamattomia haaveita tai innostusta opiskella lisää, tai opiskella jotain aivan uutta? Mistä haaveilitkaan lapsena, kun kaikki tuntui mahdolliselta?

Uskalla unelmoida. Uskalla kuunnella sisintäsi. Uskalla ottaa riskejä.

Kun elät elämääsi sisältä ulospäin, et voi epäonnistua. Asiat eivät aina mene niin kuin haluat tai kuten edes voinut kuvitella. Mutta jos kuljet tätä elämän polkua käsi kädessä sielusi ja sydämesi kanssa, jokainen askel - onnistunut tai yllättävä - vie sinua kohti parempaa tulevaisuutta.


Kirjoittaja Minna Koivisto on luonut verkkokurssin Ajanhallinta on elämänhallintaa, ja hän pitää Ajanhalinnan luentoja yrityksille.