Voiko kokouksessa viihtyä?

Miksi kokouksilla on niin huono maine? Miksi niin usein ne mielletään pakolliseksi pahaksi ja ajantuhlaukseksi?

Entä jos kokouksessa voisikin viihtyä?

Kokouksilla on huono maine ja siihen on monta syytä.

Turhat kokoukset

Ennen kuin kutsut yhtään ihmistä kokoukseen, käy läpi seuraavat asiat

  • Vaikka aina olisikin näin tehty, onko tämä kokous oikeasti tarpeellinen?

  • Tarvitaanko tämän asian hoitamiseen kokousta vai riittääkö pienimuotoisempi tapa?

 
 

On monta kevyempää tapaa hoitaa asioita, kuten puhelu, tehokkaasti järjestetty sähköpostikeskustelu, kevyt ideointipalaveri työkaverin kanssa tai vaikka kahvikeskustelu.

Punnitse muitakin vaihtoehtoja ennen kokouksen järjestämistä.

Liian aikaisin pidetty kokous

Ei ole mikään häpeä siirtää tai perua kokousta. Suurempi häpeä on kutsua paikalle joukko ihmisiä turhaan, ennen kuin on valmiuksia tehdä päätöksiä tai saada asioita eteenpäin.

Järjestä kokous vain, jos ajankohta on sille oikea.

Turhia ihmisiä paikalla

Kuvitellaan, että pidät kaksi tuntia kestävän kokouksen ja kutsut paikalle 10 ihmistä. Pidätkö silloin kahden tunnin kokouksen? Et, vaan silloin olet pitänyt 2 x 10 eli 20 tunnin kokouksen, kaikkien osallistujien kokoukseen kulunut työaika. Ja siihen vielä lisäksi siirtymiset ja valmistautumiset.

Jokainen kokoukseen kutsuttu pitää olla siellä hyvästä syystä.

Lepsu kokouksen vetäminen

Kokous tulee aloittaa ajoissa, asialistan pitää olla selkeä ja kokousta tulee viedä eteenpäin tehokkaasti.

Keskustelua on hyvä käydä, mutta täytyy muistaa kokouksen tarkoitus, joka on päätöstenteko ja asioiden eteenpäin vieminen.

Kokouksen tehokas kulku on puheenjohtan vastuulla.

 
 

Liian pitkät kokoukset

Kokouksen ei tulisi olla pidempi kuin 1,5 tuntia, ainakaan yhtäjaksoisesti. Jos näyttää siltä, että kokous venyy 2 tuntiin, kannattaa tunnin kohdalla pitää pieni jalottelutauko.

Jos kokous venyy siitä pidemmäksi, on kokouksessa joko liikaa asiaa, siihen on valmistauduttu huonosti tai kokouksen vetäjällä ei ole tilanne hallussa.

Suunittele kokous siten, että se ei kestä liian kauan.

Ovatko kokoukset sitten turhia?

Onnistuneessa kokouksessa päätöksiä saadaan aikaiseksi. Ja jos jokin asia ei ole valmis päätettäväksi, jaetaan vastuut sen eteenpäin hoitamiseen ja siirretään käsittelyä eteenpäin.

Kun jokainen osallistuja on kokenut tulleensa kuulluksi ja voineensa vaikuttaa asioihin, kokoushuoneesta astuu ulos hyväntuulisesti rupattelevia ihmisiä ja voit kuulla jonkun osallistujan sanovan: olipa hyvä kokous.

Silloin kokous on hoitanut tehtävänsä.


Kirjoittaja Minna Koivisto on luonut verkkokurssin Ajanhallinta on elämänhallintaa, ja hän pitää Ajanhalinnan luentoja yrityksille.