10 000 suomalaista puolittamaan sähköpostiin käytetty aika

Sähköposti vie tutkimusten mukaan 30% työajasta. Tämä on hurja luku pois itse työajalta jollekin, joka on vain yksi työkalu muiden työkalujen rinnalla. Jos vastaavasti mietitään, paljonko työaikaa vaikka puhelin tai kynä ja paperi vievät, niin sähköpostin viemä aika alkaa saada hurjat mittasuhteet.

15 vuotta palkkatyössä avasi silmäni huolestumaan tästä aikamme suurimmasta aikasyöpöstä. Eikä tarvinnut kauaa katsella ympärille havaitakseen, että ongelma oli samansuuruinen jotakuinkin kaikilla työpaikoilla, jossa tietokonetta ja sähköpostia käytetään aktiivisesti.

Kun sähköpostia käytetään tehottomasti, kuviossa on kaksi häviäjää: työntekijä ja työnantaja.

  1. Työntekijältä menee leijonan osa itse työhön varattua aikaa sähköpostien kanssa taisteluun. Kaikki tämä sähköpostiin turhaan käytetty aika on pois muilta, tärkeämmiltä asioilta eli itse työltä. Tämä on omiaan aiheuttamaan stressiä, ahdistusta ja riittämättömyyden tunnetta. Jatkuva viestitulva ahdistaa ja stressaa, ja työtkin pitäisi ehtiä tehdä.
  2. Jos työntekijät antavat lähes kolmanneksen ajastaan sähköpostille, ei työnteon tehokkuus voi olla kovin korkealla. Ja stressaantunut työntekijä on kuin kävelevä aikapommi, jonain hetkenä kaikki tuo kerääntynyt ahdistus ja riittämättömyyden tunne saattaa muuntua uupumukseksi. Työyhteisöä on hankala johtaa tehokkaasti, jos työntekijät eivät pysty antamaan tarpeeksi suurta panosta itse töiden tekemiseen.

Tutkittuani nettiä kaikilla osaamillani kielilläni en onnistunut löytämään mistään päin palloa selkeitä ohjeita sähköpostin tehokkaasta käytöstä. Ja nyt en puhu teknisistä kikkailuista (liputtamisesta, automatisoinneista ja lukemattomaksi merkitsemisestä), vaan sellaisista menetelmistä, miten sähköpostia käytetään järkevästi ja tehokkaasti, että se vie vain vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja että sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua.

Asialle piti tehdä jotain, niinpä aloitin missioni. Kirjoitin aiheesta kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, johon kokosin 6 yleisintä sähköpostiin liittyvää ongelmaa, ja jossa tarjoan ratkaisut noihin ongelmiin.

Olen kuitenkin samaa mieltä kuluttajan kanssa tuon kirjan hankkimisesta. Kirjan ostaminen ei periaatteessa ole työntekijän tehtävä, vaan työnantajan pitäisi tarjota työntekijöilleen tarvittavat menetelmät sähköpostikaaoksen kesyttämiseksi.

Siksi tein kirjan perusteella koulutuksen 6 avainta sähköpostikaaoksen kesyttämiseksi, jossa opetan miten nuo kuusi ongelmaa saadaan ratkaistua. Ja aloin kiertää yrityksissä pitämässä koulutusta tehokkaasta sähköpostin käyttämisestä. Tuntui, että nämä opit pitää saada perille mahdollisimman nopeasti ja mahdollisimman laajalle.

Ja jotta onnistuisin tässä, päätin asettaa itselleni tarpeeksi suuren tavoitteen, tavoite kuuluu näin:

Tavoitteeni on opettaa 10 000 suomalaista puolittamaan sähköpostiin käytetty aika vuonna 2017.

Yksi suurimmista haasteista tavoitteen saavuttamiseksi on se, että työpaikoilla ei ymmärretä tarpeeksi vakavasti sähköpostin olevan ongelma. Ja siksi ongelmaan ei aktiivisesti etsitä ratkaisuja.

Tämä tuo aina oman haasteensa, koska ihmisiä pitää ensin valistaa sähköpostin negatiivisista vaikutuksista. Mutta sitten kun asian oivaltaa, alkaa tuntua itsestään selvältä, että sähköpostin järkevään ja tehokkaaseen käyttöön kannattaa todella panostaa.

Tätä oivallusta tehostamaan olen luonut kyselyn, jonka voi nimettömänä jakaa työntekijöille. Näin saa päätöksenteokonsa tueksi puhdasta tietoa siitä, minkälaisia ongelmia sähköpostin käyttöön työyhteisössä liittyy. Pääset tutustumaan kyselyyn tästä.

On meidän kaikkien etu alkaa levittää parempaa sähköpostikulttuuria Suomeen:

  • Kulttuuria, jossa inboxissa roikkuvat ja sinne unohtuvat keskeneräiset tehtävät eivät syö työiloa ja -tehoa.
  • Kulttuuria, jossa opitaan käyttämään sähköpostia vain silloin, kun se on oikeasti paras tapa hoitaa asia.
  • Kulttuuria, jossa lähetettyjen viestien määrä on vähäisempi ja laatu korkeampi.
  • Kulttuuria, jossa sähköposti ei enää keskeytä työntekoa vähän väliä, ja sen sijaan opitaan vaalimaan tärkeää keskittymisen tilaa.
  • Kulttuuria, jossa aikaa ja hermoja ei kulu tärkeitä viestejä etsiessä.
  • Kulttuuria, jossa sähköpostit vievät enää vähän aikaa ja vaivaa päivästä.

Kirjoittaja Minna Koivisto on sähköpostikouluttaja. Hän on kirjoittanut kirjan Näin puolitat sähköpostiin käyttämäsi ajan, ja hän pitää Sähköpostihallinnan koulutuksia yrityksille.